Peppol-factuur: wat erin zit en hoe je er een verstuurt
Een Peppol-factuur is een gestructureerde elektronische factuur: de gegevens staan in een vaste opmaak (UBL, een vorm van XML) die software leest, geen document dat voor een mens is opgemaakt. Tussen Belgische btw-plichtigen is dat sinds 1 januari 2026 de factuur, volgens de FOD BOSA. Een pdf is het niet meer.
Wat is een Peppol-factuur?
Een Peppol-factuur is een gestructureerde elektronische factuur: de gegevens staan in vaste velden, in een standaardformaat dat bedoeld is om door software te worden gelezen. Dat formaat heet Peppol-BIS, het gebruikt UBL en het volgt de Europese norm EN 16931, volgens de FOD-pagina Hoe werkt e-facturatie?.
Volgens de FOD kent de btw-wetgeving twee soorten elektronische facturen, met dezelfde juridische waarde als een papieren factuur. De eerste is de algemene, zoals een pdf waarvan de structuur en de opmaak vrij zijn. De tweede is de gestructureerde, en alleen die is verplicht tussen btw-plichtigen. Een pdf per e-mail is geen e-facturatie in strikte zin: het is een bestand dat voor de mens leesbaar is gemaakt, met opgemaakte tekst en logo’s.
Volgens de FOD wordt de factuur bij e-facturatie uitgewisseld tussen twee toepassingen, die van jou en die van je klant.
De artikels over de factuur als stap van je werk staan onder Facturen en Peppol.
Hoe het netwerk achter de factuur werkt, lees je in wat Peppol is, en het hele beeld van Peppol in België staat in het overzicht, dat ook beschrijft wat een Peppol-factuur bevat en of een pdf nog mag.
Wat staat er in een Peppol-factuur en hoe ziet ze eruit?
Een Peppol-factuur bevat dezelfde zakelijke inhoud als elke andere factuur, maar in benoemde velden, en ze heeft geen eigen paginaopmaak. Volgens de specificatie Peppol BIS Billing 3.0 zijn onder meer de verkoper, de koper, het elektronisch adres, de factuurdatum en het documenttype gegevens die een factuur moet bevatten. Dezelfde specificatie zegt dat een veld dat je gebruikt altijd inhoud moet hebben, en dat een elektronisch adres altijd het schema vermeldt waarin het is opgebouwd; voor een Belgische onderneming is dat volgens de FOD minstens het ondernemingsnummer (schema 0208).
De wettelijke vermeldingen zijn dezelfde als vroeger, op elke factuur. Waar ze in de gestructureerde factuur komen, legt de FOD uit in zijn veelgestelde vragen Specifieke vragen over e-facturatie: een uitgebreide btw-clausule komt als notitie op de Peppol-factuur, en het totale btw-bedrag staat in de nationale munteenheid wanneer je een andere munt gebruikt.
Hoe een Peppol-factuur eruitziet, is dus de keuze van je software. Het bestand zelf heeft geen pagina’s, kleuren of logo’s; wat je op het scherm ziet, is wat je software ervan toont. Dat is onze lezing van het formaat, geen uitspraak van de FOD.
Documenten kunnen in de factuur meereizen. De Europese norm die Peppol volgt, staat volgens de FOD momenteel de bestandsextensies pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods toe. XML staat nog niet op de lijst.
Mag ik nog een pdf-factuur sturen?
Ja, naast de factuur en niet in plaats ervan, tenzij je klant geen gestructureerde factuur kan ontvangen, tussen Belgische btw-plichtigen. Volgens de veelgestelde vragen over de B2B-verplichting is de gestructureerde elektronische factuur de enige factuur die wettelijk verplicht is, en mag je er vrijwillig ook een pdf-versie of een papieren versie van sturen.
Je klant kan de factuur niet weigeren omdat ze niet als pdf in bijlage werd meegestuurd, zeggen dezelfde vragen. Alle bijlagen die bij een factuur horen, moeten langs hetzelfde kanaal worden verstuurd, omdat aanvullende bijlagen juridisch deel uitmaken van de factuur zelf. Volgens dezelfde vragen laat een UBL-factuur toe om bijlagen rechtstreeks in te sluiten.
Een pdf die je alleen per e-mail stuurt, is voor een Belgische btw-plichtige geen factuur. Kan je klant geen gestructureerde factuur ontvangen, dan mag je volgens de FOD een andere wijze van overdracht kiezen, en een elektronische wijze vraagt het akkoord van je klant. Wat er in 2026 veranderde en hoe de pdf zich tot de gestructureerde factuur verhoudt, staat in e-facturatie in België. Wie gebonden is, wie vrijgesteld is en waar die terugvaloptie ophoudt, lees je in Is Peppol verplicht?.
De pdf blijft de factuur in andere gevallen. De verplichting geldt volgens de FOD-pagina Voor wie wordt e-facturatie verplicht? niet wanneer een van de twee partijen niet btw-plichtig is. Aan een particulier, aan een klant in het buitenland en aan een klant zonder btw-plicht kan dus nog gewoon een pdf per e-mail, met akkoord van de ontvanger, of een factuur op papier, zonder akkoord. Een gestructureerde factuur mag daar ook met akkoord van de ontvanger.
BravoLisa maakt pdf-facturen voor particulieren en voor klanten in het buitenland, en verstuurt of ontvangt niets via Peppol. Voor een Belgische btw-plichtige klant heb je een andere Peppol-oplossing nodig, en op de landingspagina van BravoLisa staat wat BravoLisa wel doet.
Hoe stuur ik een Peppol-factuur?
Je maakt de factuur in software die met het Peppol-netwerk verbonden is: die maakt het gestructureerde bestand en stuurt het via haar Peppol-dienstverlener (een access point) naar die van je klant. Je kunt je volgens de veelgestelde vragen over Peppol niet rechtstreeks registreren: dat gaat via een Peppol-dienstverlener, meestal via de software die je gebruikt. Hoe je je registreert, staat in Registreren op Peppol, en wat een Peppol-dienstverlener is en hoe je er een kiest, in het artikel over de Peppol-dienstverlener.
Je hebt het ondernemingsnummer van je klant nodig: volgens de FOD-vragen over Peppol is wie in België op Peppol staat, minstens daarmee geregistreerd (schema 0208), dus je hoeft niet naar een Peppol-ID te vragen. Met Lookup Peppol zie je of een partij documenten kan ontvangen. Volgens dezelfde vragen komt een e-factuur in de meeste gevallen binnen enkele minuten tot een paar uur aan. Duurt het langer dan een werkdag, neem dan contact op met de leverancier van je software.
De FOD raadt in zijn artikel Ik maak mijn facturen in Word/Excel/pdf/papier software aan die de strategie „Peppol-first” toepast: staat je klant op Peppol, dan gaat de factuur bij voorkeur langs dat kanaal. Wat de software kost en welke gratis wegen er zijn, lees je in Peppol-facturatie en de gratis wegen.
Wat krijgt mijn klant en hoe lang moet die de factuur bewaren?
Je klant krijgt de gestructureerde factuur in zijn eigen software en bewaart ze zeven jaar. Hij heeft ze nodig om btw af te trekken op een handeling die onder de verplichting valt: dat zegt de FOD in zijn Specifieke vragen, want voor zo’n handeling moet je klant over een gestructureerde elektronische factuur beschikken.
Volgens de FOD-pagina Hoe bewaar ik facturen die ik ontving via e-facturering? moet je alle facturen zeven jaar bewaren, vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking. Volgens de B2B-vragen bewaart de ontvanger de gestructureerde factuur de volledige bewaartermijn.
De plicht om gestructureerde facturen te kunnen ontvangen geldt ook voor wie alleen aan particulieren verkoopt, volgens de FOD-pagina over wie gebonden is.
Een klant die een factuur ontving die niet voor hem bestemd is, moet ze weigeren, zegt de FOD in zijn Specifieke vragen. Via Peppol is dat een Invoice Response met de statuscode «RE». Heeft je software die functie niet, neem dan contact op met je leverancier.
Bewaar het originele XML-bestand. De FOD raadt dat sterk aan; een omgezette vorm is aanvaardbaar als de echtheid en de integriteit gewaarborgd blijven.
Moet een creditnota ook via Peppol?
Ja: een creditnota of debetnota die een gestructureerde elektronische factuur wijzigt en er uitdrukkelijk naar verwijst, is zelf een gestructureerde elektronische factuur en gaat via Peppol, in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur, volgens de FOD; in 2026 laat de FOD voor een creditnota op een factuur van 2025 een pdf nog toe als je klant akkoord gaat. Volgens Peppol BIS heeft de creditnota een apart documenttype.
In 2026 laat de FOD een creditnota op een factuur van 2025 nog als pdf toe als je klant dat aanvaardt. Voor een creditnota op een eerdere pdf-factuur geldt volgens de FOD geen formaatvereiste.
Veelgestelde vragen
Mag ik nog een pdf-factuur sturen?
Ja, maar naast de gestructureerde elektronische factuur en niet in plaats ervan, tenzij je klant geen gestructureerde factuur kan ontvangen, tussen Belgische btw-plichtigen. Volgens de FOD is de gestructureerde elektronische factuur de enige factuur die wettelijk verplicht is. Een pdf of papieren versie stuur je vrijwillig mee; zonder pdf kan je klant de factuur niet weigeren.
Hoe ziet een Peppol-factuur eruit?
Een Peppol-factuur is een xml-bestand in UBL, met de gegevens in benoemde velden zoals verkoper en koper, bedoeld voor software. Ze heeft geen eigen paginaopmaak: wat je ziet, hangt af van de software die ze toont. Een pdf is een apart bestand dat voor mensen leesbaar is gemaakt, met opgemaakte tekst en logo's.
Hoe stuur ik een Peppol-factuur?
Je maakt de factuur in Peppol-software, die ze via haar Peppol-dienstverlener naar je klant stuurt. Volgens de FOD heb je het ondernemingsnummer van je klant nodig: wie in België op Peppol staat, is minstens daarmee geregistreerd (schema 0208), dus je hoeft niet naar een Peppol-ID te vragen. Meestal komt een e-factuur binnen enkele minuten tot een paar uur aan.
Moet een creditnota ook via Peppol?
Ja, als ze een gestructureerde elektronische factuur wijzigt. De FOD zegt dat een creditnota of debetnota die een gestructureerde elektronische factuur wijzigt, zelf een gestructureerde elektronische factuur is en via Peppol gaat, in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur. In 2026 kan een creditnota op een factuur van 2025 nog als pdf als je klant dat aanvaardt.
Hoe lang moet ik een ontvangen Peppol-factuur bewaren?
Zeven jaar volgens de FOD, vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking van de factuur. Volgens de B2B-vragen bewaart de ontvanger de gestructureerde factuur de volledige bewaartermijn. De FOD raadt sterk aan het originele XML-bestand te bewaren; een omgezette vorm mag als de echtheid en de integriteit gewaarborgd blijven.
Het bestand is het werk van je software, het begrijpen is aan jou. Weet je wat erin zit en waar het naartoe gaat, dan valt er niets meer te vrezen, en BravoLisa staat aan je kant.
💜💙 Je BravoLisa-team
Dit artikel is uitsluitend informatief en vormt geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Elke situatie is anders — raadpleeg een erkende professional (een accountant, een belastingadviseur of een advocaat) voor advies op maat van jouw situatie. BravoLisa is niet aansprakelijk voor beslissingen die op basis van deze informatie worden genomen.
Bronnen (9)
- efactuur.belgium.be — Hoe werkt e-facturatie?
- OpenPeppol — Peppol BIS Billing 3.0
- efactuur.belgium.be — Specifieke vragen over e-facturering, vragen 5, 6, 11, 13, 14, 17, 23, 24 en 28
- efactuur.belgium.be — Algemene vragen over de B2B-verplichting, vragen 4, 8, 11, 12, 17, 19, 20 en 21
- efactuur.belgium.be — Voor wie wordt e-facturatie verplicht?
- efactuur.belgium.be — Algemene vragen over Peppol, vragen 2 tot 9
- OpenPeppol — Lookup Peppol
- efactuur.belgium.be — Ik maak mijn facturen in Word/Excel/pdf/papier: hoe bereid ik me voor op e-facturatie?
- efactuur.belgium.be — Hoe bewaar ik facturen die ik ontving via e-facturering?