E-facturatie in België: wat verandert er en wat moet je doen
E-facturatie is een gestructureerde factuur die twee softwareprogramma’s automatisch uitwisselen, en tussen Belgische btw-plichtigen is dat sinds 1 januari 2026 de enige factuur die de wet vereist, volgens efactuur.belgium.be. Een pdf per e-mail volstaat dan niet meer. Je hebt software nodig die met Peppol verbonden is.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie is een factuur die tussen twee toepassingen wordt uitgewisseld in een formaat dat automatische verwerking toelaat, legt het federale portaal over e-facturatie uit. Een pdf die je per e-mail verstuurt, is geen e-facturatie in strikte zin, en per e-mail of via een platform volstaat hij voor de verplichting niet meer. Dit artikel is het vertrekpunt voor onze pagina’s over facturen en Peppol.
Het formaat is Peppol-BIS, dat de Europese norm EN 16931 volgt en via UBL zakelijke gegevens in XML vastlegt, volgens hetzelfde portaal. Om te verzenden en te ontvangen maakt je factuur- of boekhoudsoftware verbinding met een beveiligd netwerk.
E-facturatie is de verplichting en Peppol de weg waarlangs die in België loopt. Je voldoet dus aan de regel met een gestructureerde factuur, en het Peppol-netwerk brengt die bij je klant. Wie wil weten wat Peppol precies is en hoe snel een factuur aankomt, vindt dat in Wat is Peppol?
Wat verandert er in 2026?
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen gebruiken, en een actief btw-nummer brengt jou erbij, ook als je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt, zegt het federale portaal. Die regeling geldt voor een omzet tot 25.000 euro per jaar en ontslaat je niet, zegt hetzelfde portaal.
Volgens het federale portaal geldt voor uitgaande facturen aan particulieren de verplichting niet. Wie alleen aan particulieren factureert, moet wel de gestructureerde facturen van zijn leveranciers kunnen ontvangen. Er bestaan enkele beperkte uitzonderingen; wie vrijgesteld is en wie niet, staat in een eigen artikel.
Een leverancier die niet klaar is, kun je in principe weigeren, en je behoudt je recht op btw-aftrek op basis van de op alternatieve wijze uitgereikte factuur, volgens de algemene vragen over de B2B-verplichting. Voor een alternatief moet er overeenstemming zijn over een veilige manier.
De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026, dus tot eind maart, is afgelopen, schrijft het bericht van 7 april 2026. De tolerantie voor self-billing liep volgens hetzelfde bericht nog tot en met 30 juni 2026. Op het ontbreken van de technische middelen om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen staan boetes van 1.500 euro bij de eerste inbreuk, 3.000 euro bij de tweede en 5.000 euro bij elke volgende, volgens de specifieke vragen over e-facturatie. Wat de tolerantie inhield en wat er nu geldt, lees je in Peppol uitstel.
Mag ik nog een pdf-factuur sturen?
Tussen Belgische btw-plichtigen niet meer als factuur: de gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk verplicht is, en een pdf of papieren versie mag er alleen vrijwillig naast, volgens dezelfde algemene vragen. De ontvanger kan een gestructureerde factuur ook niet weigeren omdat er geen pdf bij zit. Wat een Peppol-factuur bevat en hoe die van een pdf verschilt, staat in een eigen artikel.
Wat voor jou geldt, hangt af van je klant. Voor klanten in het buitenland zegt de pagina over e-facturatie buiten België dat Peppol mogelijk is als beide partijen er vrijwillig voor kiezen. De andere gevallen staan in het overzicht.
| Je klant | Geldt de verplichting? | Wat het federale portaal zegt |
|---|---|---|
| Belgische btw-plichtige | Ja | De gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk verplicht is; een pdf of papieren versie mag er vrijwillig naast. |
| Particulier | Nee | De verplichting geldt niet voor uitgaande facturen aan particulieren. Iedereen mag vrijwillig gestructureerde facturen gebruiken. |
| Klant in het buitenland | Nee, ze loopt tussen Belgische btw-plichtigen | Peppol is mogelijk als beide partijen er vrijwillig voor kiezen. |
| Klant zonder btw-nummer | Nee | Tussen een btw-plichtige en een niet-btw-plichtige geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties. |
Kan je klant niet ontvangen via Peppol, dan mag je als afzender een andere manier van uitreiken kiezen. Een factuur die zo verstuurd wordt, is rechtsgeldig, en een elektronische uitreiking vraagt het akkoord van je klant, volgens de algemene vragen over de B2B-verplichting.
Een pdf die je naast de e-factuur stuurt, vervangt die niet. Een pdf alleen is naar een Belgische btw-plichtige niet de factuur.
Wat heb je nodig als zelfstandige?
Om te e-factureren heb je software nodig die verbonden is met het Peppol-netwerk, zegt het federale portaal. Die software moet ook gestructureerde facturen kunnen ontvangen, zelfs als je alleen aan particulieren verkoopt.
Je kunt je niet rechtstreeks registreren op Peppol. Dat gaat via een erkende Peppol-dienstverlener, ook access point genoemd, en meestal zit die in de software waarmee je factureert, volgens de algemene vragen over Peppol. Hoe je je registreert, staat in Registreren op Peppol, en wat een access point is en hoe je er een kiest, in Peppol access point.
De overheid biedt voor B2B-facturen geen eigen toepassing aan: ze koos naar eigen zeggen bewust voor een decentrale, marktgedreven aanpak. Wat de software kost, lees je in facturatieprogramma’s vergeleken; welke gratis opties er zijn, in Peppol-facturatie.
BravoLisa maakt pdf-facturen voor particulieren en klanten in het buitenland en verstuurt of ontvangt niets via Peppol. Is je klant een Belgische btw-plichtige, dan heb je daarvoor een andere oplossing nodig.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Zeven jaar, zegt het federale portaal: voor de FOD Financiën bewaar je alle facturen en kopieën van facturen zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking. Je mag ze op papier of elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat, als de wijze van bewaring de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud kan waarborgen.
Voor de herzieningsregels, bijvoorbeeld bij onroerende bedrijfsmiddelen en gebouwen die met btw worden verhuurd, kan een langere termijn (15 of 25 jaar) gelden, volgens dezelfde pagina.
De ontvanger bewaart de gestructureerde e-factuur gedurende de hele bewaartermijn. Is de leesbare vorm een pdf, dan moet de integriteit van de inhoud gewaarborgd zijn, volgens de algemene vragen over de B2B-verplichting.
Komt er meer aan?
E-reporting, de near real-time rapportering van factuurgegevens die de jaarlijkse klantenlisting zou vervangen, staat gepland voor 2028 maar is nog geen wet. Het federale regeerakkoord 2025-2029 vermeldt 2028 als timing, volgens de vragen over e-reporting, en de maatregel moet nog worden omgezet in Belgische wetgeving. Voorlopig gaat er geen informatie van de e-factuur naar de overheid.
Vanaf 2030 zal de verplichting ook gelden bij facturatie tussen Europese lidstaten, zegt het portaal op zijn pagina over e-facturatie buiten België.
Veelgestelde vragen
Wat is e-facturatie?
E-facturatie is een factuur die tussen twee toepassingen wordt uitgewisseld in een formaat dat automatische verwerking toelaat, volgens het federale portaal. In België gaat dat in Peppol-BIS, dat de Europese norm EN 16931 volgt, over een beveiligd netwerk. Een pdf per e-mail is geen e-facturatie in strikte zin.
Is e-facturatie verplicht voor zelfstandigen?
Ja, met een actief btw-nummer: sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen gebruiken, volgens het federale portaal. De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot 25.000 euro) ontslaat je niet. Voor uitgaande facturen aan particulieren geldt de verplichting niet. Enkele beperkte uitzonderingen bestaan.
Mag ik nog een pdf-factuur sturen?
Naar een Belgische btw-plichtige niet als factuur: de gestructureerde elektronische factuur is de enige die wettelijk verplicht is, en een pdf of papieren versie mag er alleen vrijwillig naast. Naar particulieren en klanten in het buitenland geldt de verplichting niet. Kan je klant niet ontvangen via Peppol, dan mag je een andere uitreikwijze kiezen.
Is e-facturatie hetzelfde als Peppol?
Nee. E-facturatie is de verplichting om een gestructureerde factuur te gebruiken, en Peppol is het beveiligde netwerk waarover die in België reist. Je factuur- of boekhoudsoftware maakt verbinding met dat netwerk om facturen te verzenden en te ontvangen, volgens het federale portaal. Een pdf per e-mail is geen e-facturatie in strikte zin en niet het Peppol-netwerk.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking, volgens het federale portaal. Op papier of elektronisch mag, als de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd zijn. De ontvanger bewaart de e-factuur de hele termijn. Is de leesbare vorm een pdf, dan moet die integriteit gewaarborgd zijn.
Je loopt niet achter omdat je het woord nog niet kende. Eén vraag, aan wie factureer ik en kan die het ontvangen, bepaalt wat je verstuurt.
💜💙 Je BravoLisa-team
Dit artikel is uitsluitend informatief en vormt geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Elke situatie is anders — raadpleeg een erkende professional (een accountant, een belastingadviseur of een advocaat) voor advies op maat van jouw situatie. BravoLisa is niet aansprakelijk voor beslissingen die op basis van deze informatie worden genomen.
Bronnen (10)
- efactuur.belgium.be — Hoe werkt e-facturatie?
- efactuur.belgium.be — Voor wie wordt e-facturatie verplicht?
- efactuur.belgium.be — Algemene vragen over de B2B-verplichting
- efactuur.belgium.be — Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering
- efactuur.belgium.be — Specifieke vragen over e-facturering
- efactuur.belgium.be — Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België, internationaal?
- efactuur.belgium.be — Algemene vragen over Peppol
- efactuur.belgium.be — De lijst met oplossingen is lang, ik weet niet waar te beginnen
- efactuur.belgium.be — Hoe bewaar ik facturen die ik ontving via e-facturering?
- efactuur.belgium.be — Algemene vragen over e-reporting