Facture Peppol : ce qu'elle contient et comment l'envoyer
Une facture Peppol est une facture électronique structurée : ses données suivent un format fixe (UBL, une forme de XML) que les logiciels lisent, et non un document mis en page pour un humain. Entre assujettis belges, c’est la facture depuis le 1er janvier 2026, selon le SPF BOSA. Un PDF ne l’est plus.
Qu’est-ce qu’une facture Peppol ?
Une facture Peppol est une facture électronique structurée : ses données sont rangées dans des champs fixes, selon un format standard fait pour être lu par un logiciel. Ce format s’appelle Peppol-BIS, il utilise UBL et il respecte la norme européenne EN 16931, d’après la page du SPF BOSA Comment fonctionne la facturation électronique ?.
Selon le SPF BOSA, le droit de la TVA connaît deux types de factures électroniques, qui ont la même valeur juridique qu’une facture papier. Le premier est la facture générale, comme un PDF dont la structure et la mise en page sont libres. Le second est la facture structurée, et elle seule est obligatoire entre assujettis. Un PDF envoyé par e-mail n’est pas de la facturation électronique au sens strict : c’est un fichier lisible par l’homme, avec du texte formaté et des logos.
Selon le SPF BOSA, dans la facturation électronique, la facture est échangée entre deux applications, la tienne et celle de ton client.
Les articles sur la facture comme étape de ton activité sont rassemblés sous Factures et Peppol.
Le réseau qui se trouve derrière la facture est expliqué dans Peppol, c’est quoi, et l’ensemble de Peppol en Belgique se trouve dans la vue d’ensemble.
Que contient une facture Peppol et à quoi ressemble-t-elle ?
Une facture Peppol contient le même contenu commercial que n’importe quelle facture, mais rangé dans des champs nommés, et elle n’a pas de mise en page propre. D’après la spécification Peppol BIS Billing 3.0, le vendeur, l’acheteur, l’adresse électronique, la date de facture et le type de document font partie des données qu’une facture doit contenir. La même spécification précise qu’un champ utilisé doit toujours avoir un contenu et qu’une adresse électronique indique toujours le schéma dont elle est tirée ; pour une entreprise belge, c’est selon le SPF BOSA au moins le numéro d’entreprise (schéma 0208).
Les mentions légales sont les mêmes que sur toute facture. Où elles se placent dans la facture structurée, le SPF BOSA l’explique dans ses Questions spécifiques sur la facturation électronique : une clause de TVA étendue se met dans une note de la facture Peppol, et le montant total de la TVA se mentionne dans la monnaie nationale quand tu utilises une autre devise.
L’aspect d’une facture Peppol dépend donc de ton logiciel. Le fichier lui-même n’a ni pages, ni couleurs, ni logo : ce que tu vois à l’écran est ce que ton logiciel en montre. C’est notre lecture du format, pas une déclaration du SPF BOSA.
Des documents peuvent voyager dans la facture. La norme européenne que Peppol suit autorise actuellement, d’après le SPF BOSA, les extensions pdf, png, jpg, csv, xlsx et ods. Le XML ne figure pas encore dans la liste.
Puis-je encore envoyer une facture PDF ?
Oui, à côté de la facture et non à sa place, sauf si ton client ne peut pas recevoir de facture structurée, entre assujettis belges. Selon les questions générales sur l’obligation B2B, la facture électronique structurée est la seule facture légalement conforme, et tu peux y ajouter volontairement une version PDF ou une version papier.
Ton client ne peut pas refuser la facture parce qu’elle n’est pas jointe au format PDF, selon les mêmes questions. Toutes les pièces jointes liées à une facture doivent partir par le même canal, parce que les pièces jointes qui complètent la facture font juridiquement partie de la facture elle-même. Les mêmes questions précisent qu’une facture UBL permet d’inclure directement des pièces jointes.
Un PDF envoyé seul par e-mail n’est pas la facture pour un assujetti belge. Si ton client ne peut pas recevoir de facture structurée, tu peux, selon le SPF BOSA, choisir un autre mode de transfert, et un mode électronique demande l’accord de ton client. Ce qui a changé en 2026 et la place du PDF face à la facture structurée sont dans la facturation électronique en Belgique. Qui est concerné, qui est exempté et où s’arrête cette solution de repli, tu le lis dans Peppol est-il obligatoire ?.
Le PDF reste la facture dans d’autres cas. Selon la page du SPF BOSA Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ?, l’obligation ne s’applique pas quand l’une des deux parties n’est pas assujettie à la TVA. À un particulier, à un client à l’étranger et à un client non assujetti, un PDF par e-mail reste donc possible, avec l’accord du destinataire, tout comme une facture papier, sans accord. Une facture structurée est aussi possible avec l’accord du destinataire.
BravoLisa fait des factures PDF pour tes clients particuliers et tes clients à l’étranger, et n’envoie ni ne reçoit rien par Peppol. Pour un client belge assujetti à la TVA, il te faut une autre solution Peppol, et la page d’accueil de BravoLisa dit ce que BravoLisa fait.
Comment envoyer une facture Peppol ?
Tu fais la facture dans un logiciel relié au réseau Peppol : il crée le fichier structuré et l’envoie, par son point d’accès Peppol (ou prestataire de services Peppol), à celui de ton client. D’après les questions générales sur Peppol, tu ne peux pas t’enregistrer directement : l’enregistrement passe par un point d’accès, le plus souvent via le logiciel que tu utilises. Comment t’enregistrer est expliqué dans Enregistrer ton entreprise sur Peppol, et ce qu’est un point d’accès et comment en choisir un, dans l’article sur le point d’accès Peppol.
Il te faut le numéro d’entreprise de ton client : selon la FAQ du SPF BOSA sur Peppol, en Belgique toute entreprise enregistrée sur Peppol l’est au moins avec ce numéro (schéma 0208), tu n’as donc pas à demander d’ID Peppol. Avec Lookup Peppol, tu vois si une partie peut recevoir des documents. Selon la même FAQ, une facture électronique arrive presque toujours en quelques minutes ou en quelques heures. Si elle met plus d’un jour ouvrable, contacte le fournisseur de ton logiciel.
Le SPF BOSA conseille, dans son article J’établis mes factures en Word/Excel/pdf/papier. Comment se préparer à la facturation électronique ?, un logiciel qui applique la stratégie « Peppol-first » : si ton client est sur Peppol, la facture passe de préférence par ce canal. Ce que coûte le logiciel et les voies gratuites sont dans Peppol : facturer gratuitement.
Que reçoit mon client et combien de temps doit-il garder la facture ?
Ton client reçoit la facture structurée dans son propre logiciel et la conserve sept ans. Il en a besoin pour déduire la TVA sur une opération soumise à l’obligation : le SPF BOSA le dit dans ses Questions spécifiques, car pour une telle opération, ton client doit disposer d’une facture électronique structurée.
D’après la page Comment conserver des factures reçues via la facturation électronique ?, il faut conserver toutes les factures pendant sept ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission. Selon les questions générales B2B, le destinataire conserve la facture électronique structurée pendant toute la durée de conservation.
L’obligation d’être en mesure de recevoir des factures structurées s’applique aussi à qui vend seulement à des particuliers, selon la page du SPF BOSA sur les personnes concernées.
Un client qui reçoit une facture qui ne lui est pas destinée doit la refuser, indique le SPF BOSA dans ses Questions spécifiques. Via Peppol, cela se fait par une Invoice Response avec le code de statut « RE ». Si ton logiciel n’a pas cette fonction, contacte ton fournisseur.
Garde le fichier XML d’origine. Le SPF BOSA le recommande vivement ; une forme convertie est acceptable si l’authenticité et l’intégrité sont garanties.
Une note de crédit doit-elle aussi passer par Peppol ?
Oui : une note de crédit ou de débit qui modifie une facture électronique structurée et s’y réfère expressément est elle-même une facture électronique structurée, et elle passe par Peppol, dans le même format que la facture d’origine, selon le SPF BOSA ; en 2026, pour une note de crédit sur une facture de 2025, le SPF BOSA admet encore un PDF si ton client l’accepte. Selon Peppol BIS, la note de crédit a un type de document distinct.
En 2026, le SPF BOSA admet encore une note de crédit en PDF sur une facture de 2025 si ton client l’accepte. Pour une note de crédit sur une facture PDF antérieure, aucun format n’est exigé, selon le SPF BOSA.
Questions fréquentes
Puis-je encore envoyer une facture PDF ?
Oui, à côté de la facture électronique structurée et non à sa place, sauf si ton client ne peut pas en recevoir, entre assujettis belges. Selon le SPF BOSA, la facture électronique structurée est la seule facture légalement conforme. Tu peux y ajouter volontairement un PDF ; sans PDF, ton client ne peut pas refuser la facture.
À quoi ressemble une facture Peppol ?
Une facture Peppol est un fichier XML au format UBL, dont les données sont rangées dans des champs nommés que les logiciels lisent. Elle n'a pas de mise en page propre : ce que tu vois dépend du logiciel qui l'affiche. Un PDF est un fichier distinct, rendu lisible pour les humains, avec du texte formaté et des logos.
Comment envoyer une facture Peppol ?
Tu fais la facture dans un logiciel relié à Peppol, qui l'envoie à ton client. Selon le SPF BOSA, il te faut le numéro d'entreprise de ton client : en Belgique, toute entreprise enregistrée sur Peppol l'est au moins avec ce numéro (schéma 0208), donc pas d'ID Peppol à demander. Une facture arrive presque toujours en quelques minutes ou heures.
Une note de crédit doit-elle aussi passer par Peppol ?
Oui, si elle modifie une facture électronique structurée. Selon le SPF BOSA, elle devient elle-même une facture structurée et passe par Peppol, dans le même format que la facture d'origine. En 2026, une note de crédit en PDF sur une facture de 2025 reste possible si ton client l'accepte.
Combien de temps garder une facture Peppol reçue ?
Sept ans selon la page du SPF, à partir du 1er janvier de l'année qui suit son émission. Selon les questions B2B, le destinataire conserve la facture électronique structurée pendant toute la durée de conservation. Le SPF BOSA recommande vivement de garder le XML d'origine ; une forme convertie est acceptable si l'authenticité et l'intégrité sont garanties.
Le fichier est l’affaire de ton logiciel, le comprendre est la tienne. Quand tu sais ce qu’il contient et où il part, il n’y a plus rien à redouter, et BravoLisa est de ton côté.
💜💙 Ton équipe BravoLisa
Cet article est fourni à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil fiscal, juridique ou comptable. Chaque situation est différente — consulte un professionnel agréé (un expert-comptable, un conseiller fiscal ou un avocat) pour un avis adapté à ta situation. BravoLisa décline toute responsabilité pour les décisions prises sur la base de ces informations.
Sources (9)
- efacture.belgium.be — Comment fonctionne la facturation électronique ?
- OpenPeppol — Peppol BIS Billing 3.0
- efacture.belgium.be — Questions spécifiques sur la facturation électronique, questions 5, 6, 11, 13, 14, 17, 23, 24 et 28
- efacture.belgium.be — Questions générales sur l'obligation B2B, questions 4, 8, 11, 12, 17, 19, 20 et 21
- efacture.belgium.be — Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ?
- efacture.belgium.be — Questions générales sur Peppol, questions 2 à 9
- OpenPeppol — Lookup Peppol
- efacture.belgium.be — J'établis mes factures en Word/Excel/pdf/papier. Comment se préparer à la facturation électronique ?
- efacture.belgium.be — Comment conserver des factures reçues via la facturation électronique ?