KPiR i ewidencja przychodów: jak prowadzić księgę w JDG

KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, to księga, w której JDG na skali podatkowej albo na podatku liniowym zapisuje przychody i koszty, żeby na koniec roku policzyć dochód. Na ryczałcie jej miejsce zajmuje prostsza ewidencja przychodów, w której kosztów nie ma wcale. Poniżej: którą księgę prowadzisz, jakie ma kolumny i terminy wpisów, od kiedy musi być elektroniczna, czym są JPK_PKPiR i JPK_EWP, i czy dasz radę prowadzić ją samodzielnie.

Przepisy i daty są te obowiązujące 30 września 2026 r., sprawdzone na biznes.gov.pl, gov.pl/web/kas i w Dzienniku Ustaw.

Którą księgę prowadzisz

O rodzaju księgi decyduje forma opodatkowania, nie branża ani wielkość firmy (dopóki nie przekroczysz limitu pełnej księgowości).

Obie księgi to tak zwana uproszczona księgowość: prowadzi je JDG i spółka cywilna osób fizycznych, zamiast ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości. Obok księgi prowadzisz też ewidencję środków trwałych (przy KPiR) albo wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (na ryczałcie), jeśli masz w firmie takie składniki.

Według biznes.gov.pl KPiR możesz prowadzić, dopóki przychody netto z działalności nie przekroczą w poprzednim roku 2 500 000 euro. Biznes.gov.pl podaje, że jeśli w 2025 r. przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych osiągnęły 10 646 500 zł, w 2026 r. musisz prowadzić pełną księgowość. Ryczałt ma własny limit: 2 000 000 euro przychodu w poprzednim roku.

KPiR: czym jest i jak wygląda

KPiR to zestawienie zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym: każda sprzedaż, każdy zakup towarów, każdy wydatek, który jest kosztem uzyskania przychodów. Z jej sum wynika dochód, od którego liczysz zaliczki na podatek i podatek roczny.

Od 1 stycznia 2026 r. wzór księgi określa nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz. U. poz. 1299). Zastąpiło ono rozporządzenie z 2019 r. i zmieniło układ księgi: doszła kolumna na numer KSeF faktury i kolumna na identyfikator podatkowy kontrahenta. Księga ma teraz 19 kolumn.

Kolumny KPiR od 2026 roku

Jeśli wpisujesz w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, kolumn 6 i 7 już nie wypełniasz. Przy sprzedaży zapisywanej zbiorczo, z kasy fiskalnej albo z zestawienia sprzedaży, kolumny 3–7 zostają puste.

Kiedy i na podstawie czego wpisujesz

Rozporządzenie wymaga, żeby każdy wpis opierał się na dowodzie księgowym: fakturze, rachunku, dokumencie celnym, wyciągu z opłat bankowych, a w kilku wymienionych w rozporządzeniu przypadkach na dowodzie wewnętrznym (np. rozliczeniu podróży służbowej albo części czynszu i mediów, która przypada na działalność).

• Przychody z faktur i raportów fiskalnych wpisujesz najpóźniej do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym je uzyskujesz.
• Sprzedaż bez faktury i bez kasy fiskalnej prowadzisz w zestawieniu sprzedaży, dzień po dniu, a do księgi przenosisz ją jedną pozycją na koniec miesiąca.
• Koszty wpisujesz według zasad potrącania kosztów z ustawy o PIT.

Księgę zakładasz na 1 stycznia albo na dzień rozpoczęcia działalności. Na koniec roku, przy rozpoczęciu i przy likwidacji działalności sporządzasz spis z natury towarów i materiałów: bez niego nie policzysz poprawnie kosztów roku.

Dochód z KPiR liczysz tak: przychód z kolumny 11, minus koszty. Koszty to spis z natury na początek roku plus zakupy z kolumn 12 i 13, minus spis z natury na koniec roku, plus wydatki z kolumny 16. Rozporządzenie pokazuje ten rachunek na przykładzie w objaśnieniach do wzoru.

Ewidencja przychodów na ryczałcie

Ewidencja przychodów to najprostsza forma księgi: zapisujesz w niej tylko przychody, każdy w kolumnie stawki ryczałtu, która go obejmuje. Kosztów nie ma, bo ryczałt płacisz od przychodu, a nie od dochodu. Jak dobrać stawkę do działalności, wyjaśnia artykuł o ryczałcie.

Od 2026 r. wzór określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz. U. poz. 1294). Ewidencja ma 17 kolumn:

Wpisy robisz na podstawie faktur, a przy sprzedaży bez faktur na podstawie dowodu wewnętrznego wystawianego na koniec dnia, z podziałem na stawki. Termin jest ten sam co w KPiR: do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli masz kasę fiskalną, wpisujesz dane z raportów fiskalnych, dobowych albo miesięcznych.

Jeśli płacisz ryczałt kwartalnie, możesz w kolumnie „Uwagi” wpisywać datę otrzymania przychodu. Wykaz środków trwałych prowadzisz osobno i wpisujesz do niego składnik najpóźniej w miesiącu przyjęcia go do używania.

Elektroniczna KPiR i ewidencja przychodów: od kiedy

Od 2026 r. księga przestaje być tylko zapisem dla ciebie i urzędu na wypadek kontroli. Staje się plikiem, który raz w roku wysyłasz do urzędu skarbowego. Według KAS obowiązek wchodzi w dwóch etapach, a to, do której grupy należysz, zależy od twojego rozliczenia VAT.

Dotyczy to obu ksiąg: KPiR na skali i na podatku liniowym oraz ewidencji przychodów na ryczałcie. Od swojej daty prowadzisz księgę w programie komputerowym, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w zapisy i pozwala wydrukować wszystkie dane w porządku chronologicznym.

Jeśli jeszcze nie wiesz, czy wysyłasz JPK_V7M czy JPK_V7K, zajrzyj do artykułu o JPK VAT. JDG korzystająca ze zwolnienia z VAT żadnego JPK_V7 nie wysyła, więc elektroniczna księga obejmuje ją od 2027 r.

JPK_PKPiR, JPK_EWP i JPK_ST

Elektroniczna księga ma ustaloną strukturę logiczną, jak JPK_V7 w VAT:

• JPK_PKPiR to KPiR w postaci pliku,
• JPK_EWP to ewidencja przychodów w postaci pliku,
• JPK_ST to ewidencja lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wysyłany razem z księgą.

Termin wysyłki jest powiązany z terminem zeznania rocznego, jak podaje KAS. Biznes.gov.pl podaje go wprost dla ryczałtu: ewidencję przesyłasz po zakończeniu roku, do 30 kwietnia. Zeznania PIT-36 i PIT-36L składasz w tym samym terminie, od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku. Pierwsza grupa wyśle więc pliki za 2026 r. do 30 kwietnia 2027 r. Jak wygląda samo zeznanie, opisuje artykuł o PIT-28 i PIT-36.

Pliki JPK_PKPiR i JPK_EWP wysyłasz raz w roku, ale księgę prowadzisz na bieżąco. Plik jest tylko eksportem tego, co już w niej jest: wpisy uzupełniane w kwietniu za cały rok to ryzyko, że dane z księgi nie zgodzą się z JPK_V7 i z fakturami w KSeF, które urząd już ma.

Papierowa „książka” przychodów i rozchodów

Przepisy wciąż przewidują księgę prowadzoną bez programu komputerowego: trzeba ją wtedy zbroszurować i ponumerować jej strony. To opcja tylko dla tych, których obowiązek elektroniczny jeszcze nie objął, czyli w praktyce do końca 2026 r. dla JDG na JPK_V7K albo zwolnionych z VAT. Od 2027 r. papierowa księga nie wystarczy nikomu.

Często słychać „książka przychodów i rozchodów”, ale ustawa i rozporządzenie mówią o księdze. Szukając wzoru albo programu, warto używać nazwy urzędowej.

Czy możesz prowadzić KPiR bez księgowej

Tak. Żaden przepis nie wymaga, żeby KPiR albo ewidencję przychodów prowadziło biuro rachunkowe: możesz ją prowadzić sam, byle rzetelnie i niewadliwie, czyli zgodnie z rzeczywistością i ze wzorem. Biuro rachunkowe to wybór, nie obowiązek. Jeśli je wybierasz, księga i dokumenty mogą być przechowywane u niego.

Co jest potrzebne do samodzielnej księgi:

1. Program, który prowadzi księgę według wzoru z 2026 r. i od twojej daty potrafi wygenerować JPK_PKPiR albo JPK_EWP oraz JPK_ST.
2. Dokumenty w jednym miejscu: faktury sprzedaży i zakupu, a od wejścia KSeF również ich numery KSeF, które wpisujesz w kolumnie 3 KPiR albo 4 ewidencji. Więcej o numerze KSeF w artykule o KSeF dla JDG.
3. Stały termin w kalendarzu: 20. dzień miesiąca na wpisy za poprzedni miesiąc, ten sam, w którym płacisz zaliczkę na podatek.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało bezpłatne narzędzia do nowych obowiązków, w tym interaktywne formularze do przekazania KPiR i ewidencji przychodów. Księgę i dokumenty przechowujesz przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku.

Błędy w księdze i ich poprawianie

Błędny wpis poprawiasz, wpisując nową treść. W księdze papierowej skreślasz starą treść tak, żeby dało się ją odczytać, podpisujesz poprawkę i wpisujesz datę. Brakujący dowód dopisujesz, a zapisy zmniejszające przychód albo koszty wpisujesz ze znakiem minus.

Rozporządzenie uznaje księgę za rzetelną i niewadliwą mimo błędów między innymi wtedy, gdy:

• niewpisane albo błędnie wpisane przychody nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu z księgi za rok,
• poprawiasz zapisy przed rozpoczęciem kontroli,
• błąd jest oczywistą omyłką, a masz prawidłowe dowody księgowe.

Jeśli błąd w księdze przełożył się na zaniżoną zaliczkę albo spóźnione rozliczenie, sama poprawka wpisu może nie wystarczyć. Jak wtedy uniknąć kary, wyjaśnia artykuł o czynnym żalu.

Najczęstsze pytania

Czy na ryczałcie prowadzi się KPiR?

Nie. Ryczałtowiec prowadzi ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych. KPiR jest dla skali podatkowej i podatku liniowego. Przy zmianie formy opodatkowania zmieniasz więc też księgę, od początku roku, w którym nowa forma zaczyna obowiązywać.

Od kiedy JPK_PKPiR?

Plik JPK_PKPiR wysyłają po raz pierwszy w 2027 r., za rok 2026, JDG, które co miesiąc przesyłają JPK_V7M. Pozostali prowadzą elektroniczną księgę od 1 stycznia 2027 r. i wysyłają plik po raz pierwszy w 2028 r. Te same daty dotyczą JPK_EWP na ryczałcie.

Czy kosztów bez faktury nie można wpisać do KPiR?

Można, jeśli rozporządzenie dopuszcza dla nich inny dowód: rachunek, dowód opłaty bankowej albo dowód wewnętrzny w wymienionych przypadkach, takich jak diety z podróży służbowej czy opłaty parkingowe z automatu. Wydatek, który w ogóle nie jest kosztem uzyskania przychodów, do księgi nie trafia.

Czy KPiR można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym?

Rozporządzenie nie wymienia konkretnych programów. Wymaga, żeby program dawał bezzwłoczny wgląd w zapisy i wydruk w porządku chronologicznym. Od twojej daty obowiązku księga musi też dać się przekazać w strukturze JPK_PKPiR albo JPK_EWP, więc zanim wybierzesz narzędzie, sprawdź, czy potrafi ten plik przygotować.

Jedna księga, wpisy do 20. dnia każdego miesiąca, plik raz w roku do 30 kwietnia: tyle wymaga KPiR, jeśli prowadzisz ją na bieżąco.
💜💙 Twój zespół BravoLisa

Ten artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. Każda sytuacja jest inna — skonsultuj się z wykwalifikowanym specjalistą (doradcą podatkowym, biurem rachunkowym lub prawnikiem), aby uzyskać poradę dopasowaną do twojej sytuacji. BravoLisa nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie tych informacji.

Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2026. Stawki i limity mogą się zmienić: zawsze sprawdź je na biznes.gov.pl, podatki.gov.pl, zus.pl lub w odpowiednim urzędzie.

Źródła (8)

Sprawdzone 30 września 2026

1. biznes.gov.pl — Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)
2. biznes.gov.pl — Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
3. gov.pl/web/kas — Struktury JPK w podatkach dochodowych
4. gov.pl/web/kas — Elektroniczne księgi i ewidencje podatkowe
5. gov.pl/web/kas — Nowe zasady dokumentacji księgowej w podatku PIT od 2026 r. – ważne informacje
6. Dziennik Ustaw — Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299)
7. Dziennik Ustaw — Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. poz. 1294)
8. biznes.gov.pl — Złóż zeznanie podatkowe PIT-36/PIT-36S, PIT-36L/PIT-36LS