Betalingsherinnering: wanneer en wat je mag aanrekenen

Moet je een betalingsherinnering sturen als een factuur te laat betaald is? Aan een bedrijf niet: volgens de wet van 2 augustus 2002 lopen de verwijlinteresten en een vergoeding van 40 euro vanzelf. Aan een particulier wel: de eerste herinnering is de ingebrekestelling, en ze is gratis.

Na hoeveel dagen is een factuur te laat en wanneer stuur ik de herinnering?

Een factuur is te laat vanaf de dag na de vervaldag, en de herinnering volgt daarna. Staat er geen datum of termijn in de overeenkomst, dan moet een handelstransactie tussen ondernemingen volgens de wet van 2 augustus 2002 binnen dertig kalenderdagen betaald worden, te rekenen vanaf de dag na de dag waarop de klant de factuur ontving. Partijen mogen een termijn tot zestig kalenderdagen afspreken; een beding met een langere termijn wordt voor niet geschreven gehouden.

Een zelfstandige die voor zijn zaak koopt, is voor die wet een onderneming, ook als hij alleen werkt. Je klant is dan een bedrijf, ook al is het een eenmanszaak.

De herinnering stuur je na de vervaldag. Tussen bedrijven bepaalt de wet geen dag waarop je ze moet sturen.

De herinnering voor een factuur is de eerste stap in het hele beeld van een onbetaalde factuur, dat je leest in onbetaalde facturen en aanmaningen. Dit artikel hoort bij de stap Facturen en Peppol.

Wat Nederlandse pagina’s zeggen over een herinnering na veertien dagen, over de Nederlandse wettelijke rente of over Nederlandse incassokosten, is Nederlands recht. In dit artikel staan alleen Belgische regels.

Voor een particulier bestaat er geen vaste wettelijke minimumtermijn om een factuur te betalen, zegt de FOD Economie. Staat er geen termijn in de algemene voorwaarden, dan is het bedrag meteen opeisbaar.

Moet ik een betalingsherinnering sturen?

Aan een bedrijf hoef je geen betalingsherinnering te sturen, aan een particulier wel. Tussen ondernemingen wordt het openstaande bedrag volgens artikel 5 van de wet van 2002 vanaf de dag na de vervaldag «van rechtswege en zonder ingebrekestelling» verhoogd met verwijlinteresten, en volgens artikel 6 met een forfaitaire vergoeding van 40 euro. Voorwaarde is dat jij je contractuele en wettelijke verplichtingen hebt vervuld en dat de klant niet bewijst dat de vertraging niet zijn schuld is. Een herinnering is dan een beleefdheid en een bewijs dat je hem hebt aangesproken.

Een particulier is in de wet een consument: volgens artikel I.1 van het Wetboek van economisch recht een natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit. Een klant die voor zijn eigen zaak koopt, is dus geen consument.

Aan een consument stuur je de herinnering wel. Volgens boek XIX van het Wetboek van economisch recht, ingevoegd door de wet van 4 mei 2023, kan een schadebeding pas worden toegepast na een ingebrekestelling in de vorm van een eerste herinnering en na minstens veertien kalenderdagen. Die regels gelden sinds 1 september 2023, en voor oudere contracten sinds 1 december 2023, zegt de FOD Economie in zijn vragen over facturen.

De twee ingebrekestellingen verschillen. Tussen bedrijven is de ingebrekestelling een aparte formele stap die de wet niet vereist. Bij een consument is de eerste herinnering zelf de ingebrekestelling.

De onderneming moet bewijzen dat ze de regels van de herinnering heeft gevolgd, en een beding dat van die voorafgaande formaliteiten vrijstelt, is verboden en nietig. Volgt de onderneming ze niet, dan is de consument volgens boek XIX van rechtswege vrijgesteld van het schadebeding (behalve voor de verplichte vermeldingen van de eerste herinnering, art. XIX.2 § 3). Bewaar dus een bewijs van verzending.

Wat moet er in een betalingsherinnering staan?

Aan een particulier schrijft de wet vier gegevens voor in de eerste herinnering; voor een herinnering aan een bedrijf schrijft de wet van 2002 geen inhoud voor. Volgens artikel XIX.2 van boek XIX bevat de eerste herinnering aan een consument minstens:

1. het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding dat wordt geëist bij niet-betaling binnen de veertien kalenderdagen;
2. je naam of benaming en je ondernemingsnummer;
3. een beschrijving van het product dat de schuld deed ontstaan en de vervaldatum van de schuld;
4. de termijn waarbinnen de schuld moet worden betaald voor er kosten, verwijlinteresten of vergoedingen worden gevorderd.

Aan een bedrijf kies je zelf wat erin staat. Een bruikbare herinnering noemt het factuurnummer en de factuurdatum, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldag, een nieuwe betaaldatum, je betaalgegevens en wat er volgt als de factuur openstaat.

Volgens artikel XIX.2 worden de herinneringen aan een consument verzonden op een duurzame drager. De termijn van veertien dagen begint bij een gewone verzending op de derde werkdag na de verzending, en bij een elektronische herinnering op de kalenderdag na de dag waarop ze werd verzonden.

Welke verwijlinteresten en vergoeding mag ik een bedrijf aanrekenen?

Aan een bedrijf mag je verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding van 40 euro aanrekenen, allebei vanaf de dag na de vervaldag en zonder dat je eerst een herinnering stuurt. Volgens de wet van 2002 is dat de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten, afgerond tot het hogere halve procentpunt, en een forfaitaire vergoeding van 40 euro, allebei van rechtswege en zonder ingebrekestelling. Dat geldt als jij je verplichtingen hebt vervuld, en tenzij de partijen binnen artikel 7 iets anders hebben afgesproken.

Voor het tweede halfjaar van 2026 komt dat op 10,5%, berekend uit de basisherfinancieringsrente van de ECB op 1 juli 2026: 2,40% plus acht procentpunten is 10,40%, afgerond naar het hogere halve procentpunt.

Volgens artikel 2 van de wet van 2002 wordt het tarief per halfjaar bepaald, op basis van de rente van 1 januari of 1 juli, en volgens artikel 5 maakt de Minister van Financiën het bekend in het Belgisch Staatsblad. Lees het dus telkens voor het halfjaar waarvoor je rekent.

Volgens artikel 7 wordt een beding dat de betaling van verwijlinteresten uitsluit, als kennelijk onbillijk beschouwd, en herziet de rechter een beding dat kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser op zijn verzoek.

Dit zijn de verwijlinteresten van de wet van 2002. De nalatigheidsinteresten die de fiscus rekent op te laat betaalde belasting zijn iets anders, met een eigen tarief.

Wat mag ik een particulier aanrekenen voor een herinnering?

Volgens boek XIX mag je een particulier voor de eerste herinnering niets aanrekenen. Het schadebeding, verwijlinteresten of een forfaitaire vergoeding, kan pas na minstens veertien kalenderdagen worden toegepast, en alleen als je overeenkomst of voorwaarden het voorzien. De FOD Economie legt uit dat vergoedingen en verwijlinteresten duidelijk in de overeenkomst of de algemene voorwaarden moeten staan.

Na die veertien dagen mag je volgens boek XIX alleen twee dingen vorderen. De verwijlinteresten zijn begrensd op het tarief van de wet van 2002, de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten, berekend op de nog te betalen som. De forfaitaire vergoeding, voor zover ze uitdrukkelijk bepaald is, volgt een schaal:

De bedragen van de schaal dekken zowel de verwijlinteresten als alle kosten van de minnelijke invordering van de onbetaalde schuld. Je mag verwijlinteresten en/of de forfaitaire vergoeding vorderen, maar niets anders.

Volgens artikel XIX.2 zijn bij een overeenkomst voor de regelmatige levering van goederen of diensten, zoals een abonnement, de herinneringen voor drie niet-betaalde vervaldata per kalenderjaar gratis. Voor bijkomende herinneringen mag je ten hoogste 7,50 euro plus de portokosten van dat moment aanrekenen.

Zet het schadebeding in je voorwaarden voor je het nodig hebt. Heb je er geen, dan stuur je de gratis eerste herinnering en reken je niets aan.

Hoeveel herinneringen stuur ik en hoe streng mag de toon zijn?

Geen enkele wettekst waarop dit artikel steunt legt een aantal herinneringen vast. De wet regelt de eerste herinnering aan een particulier en wat je daarna mag aanrekenen, en dat is alles. In de praktijk stuur je een vriendelijke herinnering, dan een strengere, en daarna de formele ingebrekestelling.

De toon is stevig en feitelijk, zonder beschuldiging: schrijf wat er openstaat, sinds wanneer en wat je doet als het blijft liggen. Noem het bedrag en de volgende stap. Wat na de herinnering komt, de ingebrekestelling, het incassobureau en de rechter, staat in een onbetaalde factuur innen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?

Geen enkele wettekst waarop dit artikel steunt legt een aantal vast. De wet regelt alleen de eerste herinnering aan een particulier, die verplicht en gratis is, en wat je daarna mag aanrekenen. In de praktijk stuur je een vriendelijke herinnering, dan een strengere en daarna de formele ingebrekestelling.

Moet ik een betalingsherinnering sturen voor ik verwijlinteresten reken?

Aan een bedrijf niet: de verwijlinteresten en de forfaitaire vergoeding van 40 euro lopen volgens de wet van 2 augustus 2002 van rechtswege en zonder ingebrekestelling, als jij je verplichtingen hebt vervuld. Aan een particulier wel: zonder eerste herinnering en minstens veertien kalenderdagen kun je het schadebeding niet toepassen.

Mag ik kosten aanrekenen voor een betalingsherinnering?

Aan een particulier is de eerste herinnering gratis. Bij een abonnement of andere regelmatige levering zijn de herinneringen voor drie niet-betaalde vervaldata per kalenderjaar gratis, daarna hoogstens 7,50 euro plus portokosten. Verwijlinteresten en forfaitaire vergoeding volgen pas na veertien kalenderdagen, en alleen als je voorwaarden ze voorzien.

Hoeveel verwijlinteresten mag ik rekenen op een te late factuur?

Aan een bedrijf de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten, afgerond tot het hogere halve procentpunt, en een forfaitaire vergoeding van 40 euro. Voor het tweede halfjaar van 2026 is dat 10,5%, berekend uit de ECB-rente van 1 juli 2026. Aan een particulier geldt voor de verwijlinteresten dezelfde bovengrens; de forfaitaire vergoeding volgt een schaal.

Na hoeveel dagen stuur ik een herinnering?

De wet bepaalt geen dag: je stuurt ze na de vervaldag. Staat er geen termijn in de overeenkomst, dan is een factuur tussen bedrijven verschuldigd binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop je klant ze ontving, en een afgesproken termijn mag hoogstens zestig dagen zijn. Vanaf de dag erna is de factuur te laat.

Een herinnering is een rustige zin over een datum en een bedrag. Wie hem duidelijk schrijft, doet beide kanten een plezier.
💜💙 Je BravoLisa-team

Dit artikel is uitsluitend informatief en vormt geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Elke situatie is anders — raadpleeg een erkende professional (een accountant, een belastingadviseur of een advocaat) voor advies op maat van jouw situatie. BravoLisa is niet aansprakelijk voor beslissingen die op basis van deze informatie worden genomen.

Laatst bijgewerkt op oktober 2026. Bedragen en grenzen kunnen veranderen: controleer ze altijd bij het RSVZ, de FOD Financiën of je sociaal verzekeringsfonds.

Bronnen (6)

Nagekeken op 12 oktober 2026

1. Justel — Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, art. 2 tot 7
2. FOD Economie — Vijf vragen over facturen die iedereen zich stelt, vragen 2 en 3
3. Justel — Wetboek van economisch recht, art. I.1
4. Justel — Wet van 4 mei 2023 houdende invoeging van boek XIX Schulden van de consument in het Wetboek van economisch recht, art. XIX.1 tot XIX.4 en XIX.15
5. ECB — Key ECB interest rates
6. FOD Economie — Onbetaalde facturen: gratis herinnering en beperkte vergoeding