VAT-UE i VAT OSS: kto składa, terminy i korekta
VAT-UE to informacja podsumowująca o transakcjach wewnątrzwspólnotowych, którą JDG składa co miesiąc, gdy handluje z firmami z innych krajów UE. VAT OSS to osobna procedura dla sprzedaży konsumentom w UE: pozwala rozliczyć zagraniczny VAT w jednej kwartalnej deklaracji w Polsce. Ten artykuł wyjaśnia, kto składa VAT-UE (także JDG zwolniona z VAT), jak i do kiedy, co zrobić przy spóźnieniu lub błędzie, a potem kiedy potrzebna jest procedura OSS i jak z niej korzystać.
VAT-UE: co to jest
Informacja podsumowująca VAT-UE to zestawienie, a nie deklaracja podatkowa. Nie płacisz na jej podstawie żadnego podatku. Pokazujesz w niej sprzedaż towarów i usług dla firm z innych krajów UE oraz zakupy towarów od nich. Urzędy skarbowe krajów UE porównują te dane między sobą: twoja sprzedaż dla firmy z Niemiec powinna się zgadzać z jej zakupem wykazanym w Niemczech.
Art. 100 ust. 1 ustawy o VAT wymienia, co trafia do VAT-UE:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czyli sprzedaż towarów wysyłanych do firmy z innego kraju UE, zarejestrowanej do VAT;
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT), czyli zakup towarów od firmy z innego kraju UE, które przyjeżdżają do Polski;
- usługi dla firm z innych krajów UE, gdy miejscem świadczenia jest kraj nabywcy (art. 28b), a VAT rozlicza nabywca w ramach odwrotnego obciążenia;
- dostawy w transakcjach trójstronnych i przemieszczenia towarów w procedurze magazynu call-off stock.
W VAT-UE nie wykazujesz eksportu poza UE, sprzedaży dla konsumentów z UE ani usług kupionych od zagranicznych firm. Zakup usług, na przykład reklamy albo abonamentu na oprogramowanie od firmy z Irlandii, rozliczasz według biznes.gov.pl jako import usług: w JPK_V7 albo, przy zwolnieniu z VAT, w deklaracji VAT-9M.
Kto składa VAT-UE
VAT-UE składa podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT UE, który w danym miesiącu miał którąś z powyższych transakcji. Typowe sytuacje JDG:
| Sytuacja | Rejestracja VAT UE | VAT-UE |
|---|---|---|
| Czynny podatnik VAT sprzedaje towary firmie z UE (WDT) | tak, przed pierwszą dostawą | tak |
| Czynny podatnik VAT kupuje towary od firmy z UE (WNT) | tak, przed pierwszym nabyciem | tak |
| JDG, czynna lub zwolniona, świadczy usługi firmie z UE (art. 28b) | tak, przed pierwszą usługą | tak |
| JDG zwolniona z VAT kupuje towary z UE za więcej niż 50 000 zł w roku | tak | tak, plus VAT-8 |
| JDG zwolniona z VAT kupuje usługi od firmy z UE | tak | nie, tylko VAT-9M |
JDG zwolniona z VAT też składa VAT-UE
To najczęstsze zaskoczenie. Zwolnienie z VAT (art. 113) dotyczy sprzedaży w Polsce. Usługa dla firmy z innego kraju UE jest opodatkowana w kraju nabywcy, a nabywca rozlicza VAT u siebie. Dlatego art. 97 ust. 3 pkt 2 każe podatnikowi zwolnionemu, który świadczy takie usługi, zarejestrować się jako podatnik VAT UE. Od tej chwili składa VAT-UE za każdy miesiąc, w którym taką usługę wykonał. Grafik z Krakowa, który projektuje logo dla agencji z Berlina, wykazuje tę usługę w VAT-UE, choć sam VAT-u nie płaci.
Na fakturze dla takiego klienta nie ma polskiego VAT, są wyrazy „odwrotne obciążenie” i numer VAT UE nabywcy. Zasady zwolnienia i jego limitu opisuje artykuł o zwolnieniu z VAT.
Zamówienie usługi od firmy z UE to dla JDG zwolnionej z VAT zwykle pierwszy kontakt z VAT UE. Rejestrację zgłoś, zanim wykonasz pierwszą usługę albo kupisz pierwszą zagraniczną usługę, a nie po fakcie.
Przy WNT podatnik zwolniony ma próg: dopóki wartość nabyć towarów z UE nie przekroczy w roku 50 000 zł, WNT u niego nie występuje (art. 10 ust. 1 pkt 2). Płaci VAT kraju sprzedawcy na fakturze i nie składa VAT-UE. Powyżej progu rozlicza polski VAT od nabycia w deklaracji VAT-8 i wykazuje nabycia w VAT-UE.
Jak zarejestrować się jako podatnik VAT UE
Rejestracja to zgłoszenie VAT-R. Jeśli masz już rejestrację jako podatnik VAT czynny lub zwolniony, składasz jego aktualizację. Robisz to przed pierwszą transakcją wewnątrzwspólnotową: w urzędzie skarbowym, pocztą albo elektronicznie przez biznes.gov.pl lub e-Urząd Skarbowy. Rejestracja jest bezpłatna.
Po rejestracji posługujesz się numerem VAT UE: to twój NIP poprzedzony kodem PL, na przykład PL1234567890. Ten numer podajesz na fakturach dla firm z UE i przekazujesz swoim zagranicznym dostawcom.
VIES to wyszukiwarka Komisji Europejskiej, w której sprawdzasz, czy numer VAT twojego kontrahenta jest aktywny. Zrób to przed pierwszą fakturą dla nowego klienta z UE: VAT-UE wymaga „właściwego i ważnego” numeru nabywcy (art. 100 ust. 8).
Do kiedy składać VAT-UE i w jakiej formie
- Co miesiąc, także gdy VAT rozliczasz kwartalnie.
- Do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu transakcji.
- Wyłącznie elektronicznie: formularz VAT-UE jest dostępny na podatki.gov.pl i podpisujesz go profilem zaufanym, danymi autoryzującymi lub podpisem kwalifikowanym.
- Bez informacji zerowych: w miesiącu bez transakcji wewnątrzwspólnotowych niczego nie składasz.
O tym, który miesiąc wybrać, decyduje obowiązek podatkowy. Przy usługach powstaje on co do zasady z chwilą wykonania usługi. Przy WDT powstaje z chwilą wystawienia faktury, najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1). Towar wysłany 28 marca i zafakturowany 3 kwietnia trafia więc do VAT-UE za kwiecień, składanej do 25 maja.
Co zawiera VAT-UE
Dla każdego kontrahenta osobno podajesz jego numer VAT z dwuliterowym kodem kraju i łączną wartość transakcji w miesiącu: dostaw, nabyć albo usług. Nie wpisujesz pojedynczych faktur ani kwot VAT.
Spóźniona albo błędna VAT-UE: korekta i konsekwencje
Błąd w złożonej informacji poprawiasz korektą na formularzu VAT-UEK, niezwłocznie po jego wykryciu i też wyłącznie elektronicznie (art. 101). Korekta obejmuje okres, którego dotyczy błąd, a nie bieżący miesiąc.
Spóźnienie to wykroczenie skarbowe. Niezłożenie informacji podsumowującej w terminie albo złożenie jej w formie innej niż elektroniczna zagrożone jest, zgodnie z art. 80a § 2 Kodeksu karnego skarbowego, grzywną za wykroczenie skarbowe. Poważniej traktowana jest nieprawda w informacji: za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy grozi grzywna do 240 stawek dziennych (art. 80a § 1).
Jeśli spóźnienie już nastąpiło, złóż zaległą VAT-UE jak najszybciej i rozważ czynny żal (art. 16 kks), czyli zawiadomienie urzędu o spóźnieniu, zanim urząd sam je wykryje. Jak go złożyć, opisuje artykuł o czynnym żalu.
VAT-UE i JPK_V7 to osobne obowiązki. Czynny podatnik VAT wykazuje tę samą transakcję w obu, a JDG zwolniona z VAT, która świadczy usługi dla firm z UE, składa tylko VAT-UE. Wysłanie jednego nie zastępuje drugiego.
VAT OSS: sprzedaż konsumentom z innych krajów UE
VAT-UE dotyczy transakcji z firmami. Gdy sprzedajesz konsumentom w innych krajach UE, według biznes.gov.pl obowiązują inne zasady. Dotyczą one dwóch rodzajów sprzedaży:
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, na przykład ze sklepu internetowego z wysyłką do klientów w Czechach czy we Francji;
- usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych dla konsumentów z UE, na przykład kursu online, e-booka czy aplikacji.
Limit 10 000 euro
Decyduje łączna wartość tych dwóch rodzajów sprzedaży do wszystkich krajów UE razem, bez VAT: 10 000 euro w roku, dla polskiego sprzedawcy przeliczone ustawowo na 42 000 zł (art. 22a i 28k ustawy o VAT). Liczy się rok bieżący i poprzedni.
| Sprzedaż konsumentom w UE w roku | Gdzie opodatkowana | Jak rozliczyć |
|---|---|---|
| do 42 000 zł | w Polsce, jak sprzedaż krajowa | jak sprzedaż krajowa albo, z wyboru, w kraju konsumenta |
| powyżej 42 000 zł | w kraju konsumenta, od transakcji, którą przekroczono limit | rejestracja do VAT w każdym z tych krajów albo procedura OSS |
Poniżej limitu możesz dobrowolnie wybrać VAT kraju konsumenta, na przykład żeby rozliczać wszystko jednakowo przez OSS.
Jak działa procedura OSS
Według podatki.gov.pl procedura unijna OSS (One Stop Shop) pozwala nie rejestrować się do VAT w każdym kraju konsumenta. Zamiast tego:
- Składasz elektronicznie zgłoszenie VIU-R do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Od 1 lutego 2025 możesz to zrobić przez e-Urząd Skarbowy, bez podpisu kwalifikowanego.
- Doliczasz do sprzedaży stawkę VAT kraju konsumenta, na przykład czeską do paczki wysłanej do Brna.
- Co kwartał składasz deklarację VIU-DO do końca miesiąca następującego po kwartale, czyli do 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października i 31 stycznia. Termin obowiązuje nawet wtedy, gdy ostatni dzień wypada w sobotę lub święto.
- Deklaracja jest w euro. Kwoty w innych walutach przeliczasz po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału.
- VAT wpłacasz w euro na rachunek urzędu skarbowego w tym samym terminie. W tytule przelewu podajesz numer referencyjny deklaracji.
Deklarację zerową składasz także za kwartał bez sprzedaży. Błąd poprawiasz w jednej z kolejnych deklaracji, najpóźniej w ciągu 3 lat od terminu złożenia tej błędnej (art. 130c ust. 5a). Ewidencję transakcji objętych OSS przechowujesz przez 10 lat od końca roku.
OSS przy zwolnieniu z VAT
Procedura OSS nie zmienia twojego statusu w Polsce. biznes.gov.pl pisze wprost, że przekroczenie limitu 10 000 euro „nie wpływa jednak na status podatnika VAT w Polsce”. Możesz nadal być zwolniony podmiotowo, dopóki sprzedaż krajowa nie przekroczy 240 000 zł. Sprzedaży na odległość opodatkowanej za granicą nie wliczasz do tego limitu (art. 113 ust. 2 pkt 1).
Zwolnienie z VAT nie przysługuje przy sprzedaży przez internet części towarów: kosmetyków, komputerów, elektroniki, urządzeń elektrycznych oraz maszyn i urządzeń (art. 113 ust. 13). Sklep internetowy z elektroniką jest czynnym podatnikiem VAT od pierwszej sprzedaży, niezależnie od OSS.
Najczęstsze pytania
VAT-UE: co to w jednym zdaniu?
Miesięczna informacja podsumowująca o sprzedaży i zakupach z firmami z innych krajów UE, składana elektronicznie do 25. dnia następnego miesiąca.
Czy VAT-UE to to samo co deklaracja VAT?
Nie. VAT rozliczasz w JPK_V7M lub JPK_V7K (przy zwolnieniu, w VAT-8 lub VAT-9M), a VAT-UE tylko zestawia transakcje z kontrahentami z UE. Jak wysłać JPK_V7, opisuje artykuł o JPK_VAT.
Rozliczam VAT kwartalnie. Czy VAT-UE też składam co kwartał?
Nie, VAT-UE jest zawsze miesięczna.
Czy przy sprzedaży dla firmy spoza UE, na przykład z Wielkiej Brytanii, składam VAT-UE?
Nie. VAT-UE obejmuje wyłącznie kontrahentów z krajów UE.
Czy OSS zastępuje VAT-UE?
Nie, to dwa różne obowiązki. OSS dotyczy konsumentów, VAT-UE firm. Sklep, który sprzedaje i konsumentom, i firmom z UE, może mieć oba.
Numer sprawdzony w VIES przed fakturą i VAT-UE wysłana do 25.: tyle wystarczy, żeby handel z UE był spokojny.
💜💙 Twój zespół BravoLisa
Ten artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. Każda sytuacja jest inna — skonsultuj się z wykwalifikowanym specjalistą (doradcą podatkowym, biurem rachunkowym lub prawnikiem), aby uzyskać poradę dopasowaną do twojej sytuacji. BravoLisa nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie tych informacji.
Źródła (8)
- ISAP — Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 10, 20, 22a, 28k, 97, 99, 100, 101, 113, 130b, 130c)
- biznes.gov.pl — Rejestracja podatnika VAT UE
- biznes.gov.pl — Jak prawidłowo rozliczyć VAT
- podatki.gov.pl — Formularze VAT (VAT-UE, VAT-UEK, VAT-8, VAT-9M, VIU-R, VIU-DO)
- biznes.gov.pl — Jak rozliczać VAT od sprzedaży towarów i usług konsumentom z UE
- podatki.gov.pl — Punkt kompleksowej obsługi (OSS i IOSS)
- ISAP — Kodeks karny skarbowy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 633 (art. 16, 80a)
- Komisja Europejska — VIES, sprawdzanie numeru VAT