Rodzaje faktur w JDG: korygująca, zaliczkowa, VAT marża i inne

Poza zwykłą fakturą JDG wystawia w praktyce kilka rodzajów faktur: fakturę korygującą, zaliczkową i końcową, fakturę VAT marża, fakturę bez VAT, fakturę na osobę fizyczną bez NIP, a w sklepie z kasą — paragon z NIP. Poniżej: kiedy stosujesz każdą z nich, co musi się na niej znaleźć, jakie oznaczenia dochodzą (kody GTU, mechanizm podzielonej płatności) i — przy każdej — czy i od kiedy idzie przez KSeF.

Zasady zostały sprawdzone na biznes.gov.pl, podatki.gov.pl i ksef.podatki.gov.pl 30 września 2026.

Która faktura idzie przez KSeF

Według ksef.podatki.gov.pl od 1 kwietnia 2026 JDG wystawia faktury dla firm w KSeF jako faktury ustrukturyzowane. Do 31 grudnia 2026 może je jeszcze wystawiać poza systemem (PDF, papier), jeśli w danym miesiącu łączna sprzedaż na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto; od 1 stycznia 2027 ten wyjątek znika. Terminy, dostęp i darmowe narzędzia opisuje artykuł o KSeF dla JDG.

Struktura FA(3) w KSeF obsługuje wszystkie typy faktur z tego artykułu, każdy ze swoim oznaczeniem:

Procedura marży ma w KSeF osobną adnotację na fakturze podstawowej.

Faktura korygująca

biznes.gov.pl wskazuje, że fakturę korygującą wystawiasz, gdy po wystawieniu faktury:

• zauważasz pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku albo w jakiejkolwiek innej pozycji,
• udzielasz rabatu,
• nabywca zwraca towar,
• zwracasz nabywcy całość lub część zapłaty,
• na fakturze zabrakło adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, mimo obowiązku.

Korektę może wystawić wyłącznie sprzedawca, który wystawił fakturę pierwotną. Liczba korekt do jednej faktury nie jest ograniczona.

Faktura korygująca zawiera m.in.:

• wyrażenie „faktura korygująca” albo „korekta”, kolejny numer i datę wystawienia,
• dane faktury korygowanej (data, numer, strony, NIP) — a przy fakturze z KSeF także jej numer KSeF,
• nazwę towaru lub usługi objętych korektą i przyczynę korekty,
• kwotę korekty podstawy opodatkowania i podatku, z podziałem na stawki, oraz prawidłową treść korygowanych pozycji.

Korekta w KSeF

Faktury wystawionej w KSeF nie da się edytować, anulować ani usunąć — każdy błąd, nawet drobny, poprawiasz fakturą korygującą w KSeF. Ma to dobrą stronę: korektę in minus ujmujesz w okresie, w którym ją wystawiasz w KSeF, i nie musisz zbierać potwierdzeń, że klient zgodził się na nowe warunki. Przy korekcie in minus wystawionej poza KSeF (PDF, papier) moment rozliczenia zależy od potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę.

Nota korygująca to coś innego: poprawia ją nabywca, i tylko w danych formalnych (np. data, dane stron, nazwa usługi) — nigdy w kwotach, cenie ani stawce. W KSeF noty korygującej nie ma. Poza KSeF można ją stosować do faktur wystawionych poza systemem, czyli w praktyce do końca 2026.

Faktura zaliczkowa i faktura końcowa

Faktura zaliczkowa dokumentuje zaliczkę, zadatek lub przedpłatę otrzymaną przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi. Zgodnie z ustawą o VAT wystawiasz ją:

• nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymujesz zaliczkę,
• nie wcześniej niż 60 dni przed jej otrzymaniem.

Zawiera, oprócz zwykłych danych, otrzymaną kwotę, podatek obliczony od zaliczki oraz dane zamówienia lub umowy: towar lub usługę, ilość, wartość netto, stawki i wartość całego zamówienia z VAT. Jeśli kilka faktur zaliczkowych obejmuje razem całą zapłatę, ostatnia podaje numery poprzednich.

Faktury zaliczkowej nie wystawiasz m.in. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, najmie, dzierżawie i leasingu, stałej obsłudze prawnej i biurowej, usługach telekomunikacyjnych oraz dostawach energii i gazu.

Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę końcową (w KSeF: rozliczającą, ROZ) według zasad ogólnych — do 15. dnia miesiąca po dostawie lub wykonaniu usługi. Jeśli zaliczki nie pokryły całej ceny, pomniejszasz na niej wartość i podatek o kwoty z faktur zaliczkowych.

W KSeF: faktura zaliczkowa i końcowa dla firmy idą przez system na tych samych zasadach co zwykła faktura.

Faktura VAT marża

Faktura VAT marża to szczególna faktura dla:

• usług turystycznych,
• towarów używanych, np. samochodów, laptopów, telefonów,
• przedmiotów kolekcjonerskich i antyków,
• dzieł sztuki.

Towary używane w procedurze marży muszą pochodzić od osoby fizycznej niebędącej podatnikiem VAT, od podatnika zwolnionego z VAT albo od podatnika, który sam sprzedał je w procedurze marży. Procedura jest dobrowolna: płacisz VAT tylko od marży, ale nie odliczasz VAT od zakupu odsprzedawanego towaru.

Na fakturze VAT marża nie podajesz ceny jednostkowej netto, wartości netto, stawki ani kwoty podatku — wpisujesz cenę brutto. Dochodzi adnotacja, odpowiednio: „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” albo „procedura marży – dzieła sztuki”. Nabywca nie odliczy z niej VAT.

W KSeF: faktura VAT marża dla firmy idzie przez system, z adnotacją procedury marży.

Faktura bez VAT — zwolnienie z VAT

podatki.gov.pl podaje, że jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ustawy o VAT) — od 1 stycznia 2026 do 240 000 zł sprzedaży netto w roku — albo sprzedajesz usługi zwolnione przedmiotowo (art. 43, np. opieka medyczna), co do zasady nie musisz wystawiać faktur. Musisz ją wystawić, gdy nabywca zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Możesz też wystawić ją dobrowolnie.

Faktura bez VAT zawiera: datę i kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy stron z adresami, nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość, cenę jednostkową i kwotę należności ogółem. W polu stawki wpisujesz „zw”.

Podstawa prawna na fakturze. Przy zwolnieniu przedmiotowym podajesz przepis — art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Przy zwolnieniu podmiotowym biznes.gov.pl wskazuje, że podstawy prawnej podawać nie musisz; jeśli twoje narzędzie o nią prosi, jest nią art. 113 ust. 1 (albo ust. 9, gdy zaczynasz działalność w trakcie roku).

W KSeF: JDG zwolniona z VAT też podlega KSeF. Fakturę bez VAT dla firmy wystawia w systemie od 1 kwietnia 2026, a przy limicie 10 000 zł miesięcznie — od 1 stycznia 2027. Kiedy przysługuje zwolnienie i jak liczyć limit, opisuje artykuł o zwolnieniu z VAT.

Faktura na osobę fizyczną i faktura bez NIP

Konsumentowi — osobie fizycznej nieprowadzącej działalności — faktury wystawiać nie musisz. Wyjątki: konsument żąda faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży albo zapłaty, sprzedajesz wysyłkowo lub dostarczasz nowy środek transportu do innego kraju UE.

Gdy konsument żąda faktury, wystawiasz ją:

• do 15. dnia następnego miesiąca, jeśli żądanie przychodzi do końca miesiąca sprzedaży,
• w ciągu 15 dni od żądania, jeśli przychodzi później.

Faktura na osobę fizyczną to zwykle faktura bez NIP: w polu nabywcy wpisujesz imię, nazwisko i adres, bez numeru identyfikacyjnego.

W KSeF: faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF — ani teraz, ani po 2027. Możesz je tam wystawić dobrowolnie, ale konsument i tak dostaje fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF. To samo dotyczy przedsiębiorcy, który kupuje na prywatny użytek.

BravoLisa tworzy faktury i wysyła je jako PDF, co wystarcza dla konsumenta i dla sprzedawcy, który jeszcze nie ma obowiązku KSeF — ale fakturę dla firmy w ramach obowiązku musisz wystawić w KSeF, a tego BravoLisa jeszcze nie robi.

Paragon z NIP i zmiana od 1 stycznia 2027

Paragon z NIP do 450 zł brutto (100 €) jest dziś fakturą uproszczoną: traktujesz go jak zwykłą fakturę i nie wystawiasz do niego drugiej. Klient musi podać NIP przy zakupie, zanim paragon zostanie wydrukowany. Jeśli go nie poda, kupuje jako konsument — i może potem dostać tylko fakturę konsumencką, bez NIP.

Paragon z NIP powyżej 450 zł nie jest fakturą uproszczoną: na jego podstawie wystawiasz fakturę do paragonu.

Do 31 grudnia 2026 faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP do 450 zł nie trafiają do KSeF i nie liczą się do limitu 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027:

• nie wystawisz już faktury przy użyciu kasy fiskalnej,
• paragon z NIP nabywcy przestaje być fakturą,
• klient-firma, który potrzebuje faktury, dostaje ją w KSeF.

Sam paragon się nie zmienia: KSeF dotyczy wyłącznie faktur, nie paragonów.

Kody GTU na fakturze

Kody GTU (od GTU_01 do GTU_13) oznaczają w pliku JPK_V7M lub JPK_V7K sprzedaż niektórych grup towarów i usług — np. GTU_12 usługi doradcze, prawne, księgowe, marketingowe i badawcze, a GTU_13 usługi transportowe i magazynowe. Ministerstwo Finansów odpowiada jednoznacznie: nie ma obowiązku umieszczania kodów GTU na fakturze. Wpisuje je czynny podatnik VAT w ewidencji sprzedaży, także przy fakturach zaliczkowych. Więcej w artykule o JPK_VAT.

Oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”

Adnotację „mechanizm podzielonej płatności” umieszczasz na fakturze, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

1. kwota należności ogółem (brutto całej faktury) przekracza 15 000 zł,
2. choć jedna pozycja dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT,
3. sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT.

Za brak adnotacji mimo obowiązku sprzedawcy grozi grzywna do 180 stawek dziennych; błąd poprawia faktura korygująca. Od 1 stycznia 2027 przelew w mechanizmie podzielonej płatności podaje także numer KSeF faktury.

Najczęstsze pytania

Czy mogę anulować błędną fakturę?

Fakturę z KSeF — nie. Poprawiasz ją fakturą korygującą, w razie potrzeby „do zera”.

Czy do faktury z KSeF wystawiam duplikat?

Nie. Oryginał jest w KSeF przez 10 lat i zawsze możesz go pobrać. Duplikat zostaje dla faktur wystawionych poza systemem.

Czy faktura pro forma to faktura?

Nie. Pro forma nie jest dokumentem księgowym — to oferta, informacja o kwocie zaliczki albo wezwanie do zapłaty. Fakturę wystawiasz dopiero po sprzedaży lub zaliczce.

Ile lat przechowuję faktury?

5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Dobry rodzaj faktury to ten, który klient rozumie od razu, a urząd skarbowy — bez pytań.
💜💙 Twój zespół BravoLisa

Ten artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. Każda sytuacja jest inna — skonsultuj się z wykwalifikowanym specjalistą (doradcą podatkowym, biurem rachunkowym lub prawnikiem), aby uzyskać poradę dopasowaną do twojej sytuacji. BravoLisa nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie tych informacji.

Ostatnia aktualizacja: wrzesień 2026. Stawki i limity mogą się zmienić: zawsze sprawdź je na biznes.gov.pl, podatki.gov.pl, zus.pl lub w odpowiednim urzędzie.

Źródła (9)

Sprawdzone 30 września 2026

1. biznes.gov.pl — Jakie są rodzaje faktur
2. biznes.gov.pl — Co zrobić z błędem na fakturze lub po zgubieniu faktury
3. biznes.gov.pl — Jak wystawiać faktury VAT – podatnicy, którzy nie mają obowiązku korzystać z KSeF
4. biznes.gov.pl — Kasa fiskalna w firmie
5. podatki.gov.pl — Zwolnienie podmiotowe od podatku VAT
6. podatki.gov.pl — JPK_VAT z deklaracją: pytania i odpowiedzi
7. KSeF — Podstawy prawne oraz kluczowe terminy
8. KSeF — JDG i MŚP: najczęściej zadawane pytania
9. ISAP — Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług