Steuer: Was kann man absetzen? Betriebsausgaben für Selbstständige
Was kann man von der Steuer absetzen, wenn man selbstständig ist? Alles, was dein Betrieb veranlasst, sagt das Einkommensteuergesetz; Bewirtungen zählen nur zu 70 %, Kosten deines privaten Lebens gar nicht. Hier stehen alle Betriebsausgaben mit ihren Beträgen für 2026.
Was „absetzen“ für Selbstständige heißt: Betriebsausgaben senken den Gewinn
Absetzen kannst du jede Ausgabe, die dein Betrieb veranlasst: Als Betriebsausgabe senkt sie deinen Gewinn und damit die Einkommensteuer – um deinen Grenzsteuersatz auf diesen Betrag, nicht um den ganzen Betrag.
So steht es in § 4 Abs. 4 EStG: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ Mit der Einnahmenüberschussrechnung ist dein Gewinn der Überschuss deiner Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG). Eine Ausgabe zählt in der Regel in dem Jahr, in dem du sie bezahlst. Wie Einnahmen, Ausgaben und Belege in deiner Buchhaltung zusammenkommen, zeigt die Übersicht Buchhaltung.
Zwei Grenzen gelten von Anfang an. Bei gemischten Kosten – Telefon, Internet – zählt nur der betriebliche Anteil. Und Kosten deines privaten Lebens zählen nicht, nach § 12 EStG „auch wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen“.
Drei Wörter begegnen dir dabei, und nur eines ist deins:
| Begriff | Wer | Wo |
|---|---|---|
| Betriebsausgaben | du, für deinen Betrieb | Anlage EÜR |
| Werbungskosten | Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (§ 9 EStG) | ihre Einkommensteuererklärung |
| Sonderausgaben | private Kosten, die das Gesetz zulässt, wenn sie keine Betriebsausgaben sind (§ 10 EStG) – etwa Kranken- und Rentenbeiträge | deine Einkommensteuererklärung |
Eine Liste für alle: Was eine Betriebsausgabe ist, gilt gleich für Freiberufler und Gewerbe. Das Kleingewerbe ist kein eigener Status zum Absetzen. Nur zwei Regeln hängen am Status: Die Gewerbesteuer betrifft nur ein Gewerbe (unten, bei dem, was du nicht absetzen kannst), und die Betriebsausgabenpauschale gibt es nur für bestimmte freiberufliche Tätigkeiten (unten, bei den Pauschalen). Die Umsatzsteuer entscheidet etwas anderes: welchen Betrag du ansetzt.
Die Anleitung zur Anlage EÜR 2026 sagt es in drei Sätzen: „Die nachstehend aufgeführten Betriebsausgaben sind grundsätzlich mit dem Nettobetrag anzusetzen. Die abziehbaren Vorsteuerbeträge sind in Zeile 58 einzutragen. Kleinunternehmer geben den Bruttobetrag an.“ Derselbe Kauf, zweimal gerechnet:
| Kauf: 1.000,00 € netto + 190,00 € Umsatzsteuer | Regelbesteuerung | Kleinunternehmerregelung |
|---|---|---|
| Betriebsausgabe | 1.000,00 € | 1.190,00 € |
| Vorsteuer | 190,00 €, in der eigenen Zeile 58 | 0,00 € |
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer auf den Rechnungen für deine Einkäufe. Regelbesteuerung heißt: Du weist auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer aus und ziehst die Vorsteuer nach § 15 UStG ab; sie gehört nach § 9b EStG nicht zu den Anschaffungskosten, sondern steht in der EÜR in einer eigenen Zeile (58). Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt für kleine Umsätze: Wenn du sie nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus und ziehst keine Vorsteuer ab, also zählt der Bruttobetrag.
Wie viel bringt eine Betriebsausgabe?
Eine Betriebsausgabe senkt deine Einkommensteuer um deinen Grenzsteuersatz auf diesen Betrag. Der Grenzsteuersatz ist der Steuersatz auf den letzten Euro deines zu versteuernden Einkommens. Liegt er bei 30 %, senken 1.000 € mehr Betriebsausgaben deine Einkommensteuer um 300 € – Soli und Kirchensteuer nicht eingerechnet. Nach dem Tarif 2026 in § 32a EStG bleiben die ersten 12.348 € steuerfrei; danach steigt der Grenzsteuersatz von 14 % bis auf 42 % ab 69.879 € und 45 % ab 277.826 €.
Was Selbstständige typischerweise absetzen: die Liste
Typische Betriebsausgaben sind Ausstattung und Software, der betriebliche Anteil von Telefon und Internet, Büromiete, Fortbildung, Fachliteratur, Kontogebühren, Werbung und Fahrten. Laptop, PC und Software setzt du im Jahr des Kaufs ganz ab, andere Ausstattung bis 800 € netto nach § 6 Abs. 2 EStG sofort.
Ausstattung und laufende Kosten
| Posten | Wie es zählt | Bedingung |
|---|---|---|
| Laptop, PC, Software | im Jahr des Kaufs voll, gleich zu welchem Preis | trotzdem im Anlageverzeichnis (Anlage AVEÜR) |
| andere Ausstattung bis 800 € netto (Schreibtisch, Stuhl, Smartphone …) | sofort voll | über 250 € in einem eigenen Verzeichnis |
| andere Ausstattung über 800 € netto | über mehrere Jahre verteilt (Abschreibung) | – |
| Telefon und Internet | betrieblicher Anteil | nur der Anteil, der auf den Betrieb fällt |
| Software-Abos und laufende IT-Kosten | voll | betrieblich genutzt |
| Büromiete | voll | ein Raum außerhalb deiner Wohnung; das Büro zu Hause steht unten |
| Fortbildung | voll | nicht für eine Erstausbildung oder ein Erststudium: das ist eine Sonderausgabe bis 6.000 € im Jahr |
| Fachliteratur, Büromaterial, Porto | voll | betrieblich genutzt |
| Kontogebühren des Geschäftskontos | voll | keine eigene Zeile: übrige Betriebsausgaben |
| Werbung (Inserate, Werbespots, Plakate) | voll | – |
| Versicherungen | je nach Versicherung | unten, bei den Versicherungen |
| Steuerberatung | der betriebliche Teil | unten, bei der Steuerberatung |
Statt einzelner Abschreibungen kannst du nach § 6 Abs. 2a EStG Ausstattung zwischen 250 € und 1.000 € in einem Sammelposten über fünf Jahre verteilen – dann aber für alles, was du in diesem Jahr kaufst.
Laptop, PC und Software setzt du im Jahr des Kaufs ganz ab, auch über 800 €. Die Finanzverwaltung lässt für Computerhardware und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu.
Fahrtkosten: Dienstreise und Weg zur Arbeit
| Fahrt | Betrag 2026 | Was du festhältst |
|---|---|---|
| Dienstreise mit dem privaten Auto | 0,30 € je gefahrenem km, oder der tatsächliche Anteil an den Kosten | Datum, Ziel, Anlass, Kilometer |
| Bahn, Flug, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel | tatsächliche Kosten | Ticket oder Rechnung |
| Übernachtung und Reisenebenkosten | tatsächliche Kosten | Rechnung |
| Verpflegung auf der Dienstreise | 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit oder am An- und Abreisetag, 28 € bei 24 Stunden; nur pauschal | Datum und Dauer |
| Weg von der Wohnung zur ersten Betriebsstätte (Entfernungspauschale) | 0,38 € je km der einfachen Entfernung ab dem ersten km, je Arbeitstag dort; höchstens 4.500 € im Jahr, außer mit dem eigenen oder einem dir überlassenen Auto | Arbeitstage und Entfernung |
Seit dem 1. Januar 2026 gilt nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG für den Weg zur Betriebsstätte 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Seiten, die für die ersten 20 km noch 0,30 € nennen, sind auf dem Stand von 2025.
Ein Auto, das zum Betrieb gehört, folgt eigenen Regeln; um die geht es hier nicht.
Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale: was du für das Büro zu Hause absetzt
Ein Arbeitszimmer setzt du nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG nur ab, wenn es der Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit ist – dann mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal 1.260 € im Jahr. Sonst bleibt die Tagespauschale nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG, im Alltag Homeoffice-Pauschale genannt: 6 € für jeden Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest, höchstens 1.260 € im Jahr.
| Arbeitszimmer (Mittelpunkt) | Tagespauschale | |
|---|---|---|
| Voraussetzung | abgeschlossener Raum, fast nur beruflich genutzt, Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit | überwiegend zu Hause gearbeitet, keine erste Tätigkeitsstätte außer Haus aufgesucht; kein eigener Raum nötig |
| Betrag | tatsächliche Kosten nach Flächenanteil, oder 1.260 € Jahrespauschale; je vollem Monat ohne Mittelpunkt 105 € weniger | 6 € je Tag, höchstens 1.260 € im Jahr (210 Tage) |
| Nachweis | die Kosten – für die Jahrespauschale keine | die Tage |
| Anlage EÜR 2026 | Zeile 66 | Zeile 67 |
„Überwiegend“ heißt nach dem Finanzamt NRW: mehr als die Hälfte der Arbeitszeit an diesem Tag. Steht dir dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, zählen die 6 € auch an Tagen, an denen du zusätzlich auswärts arbeitest, etwa bei einer Kundin oder einem Kunden. Die Regeln gelten nach § 52 Abs. 6 EStG für die Arbeit zu Hause seit 2023.
Die 1.260 € Jahrespauschale sind keine Wahl für jedes Homeoffice. Ist dein Raum nicht der Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit, zählt er als Raum gar nicht; dann bleiben nur die 6 € je Tag. Und beides am selben Tag geht nicht: keine Tagespauschale für Tage, für die du das Arbeitszimmer absetzt.
Was als Arbeitszimmer zählt
Ein Arbeitszimmer ist ein abgeschlossener Raum, den du nahezu ausschließlich beruflich nutzt. Der Küchentisch, das Wohnzimmer oder eine Arbeitsecke sind kein Arbeitszimmer. Ob der Raum der Mittelpunkt ist, entscheidet der inhaltliche Schwerpunkt deiner Arbeit; die Stunden dort sind nur ein Hinweis darauf.
Die tatsächlichen Kosten teilst du nach dem Flächenanteil des Raums an der Wohnung auf: Kaltmiete und Nebenkosten, Wasser und Strom, auch die Hausratversicherung. Die Kosten des Arbeitszimmers zeichnest du getrennt von deinen anderen Betriebsausgaben auf. Mit Regelbesteuerung ziehst du nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass die Vorsteuer auf diese Kosten ab.
Neben einem Job: die Nebentätigkeit
Die 6 € gibt es einmal je Tag, für alle Tätigkeiten zusammen; ein Job und eine Selbstständigkeit daneben verdoppeln sie nicht, und die 1.260 € auch nicht. Der Mittelpunkt wird über deine gesamte Tätigkeit geprüft, den Job eingeschlossen. Hat dein Job einen eigenen Schreibtisch beim Arbeitgeber, ist der Raum zu Hause deshalb selten der Mittelpunkt – und an einem Tag am Schreibtisch des Arbeitgebers gibt es keine 6 €.
Schreibtisch, Stuhl und Ähnliches zählen getrennt als Ausstattung, mit oder ohne Arbeitszimmer, und die Jahrespauschale deckt sie nicht ab. Sie stehen in der Liste oben.
Versicherungen absetzen: Betriebsausgabe oder Sonderausgabe
Betriebliche Versicherungen sind Betriebsausgaben in der Anlage EÜR, etwa Berufshaftpflicht, betrieblicher Rechtsschutz oder die Inhaltsversicherung fürs Büro. Kranken-, Pflege- und Rentenbeiträge sind laut ELSTER-Anleitung zur Einkommensteuererklärung Sonderausgaben in der Anlage Vorsorgeaufwand, mit eigenen Höchstbeträgen.
| Versicherung | Wo sie hingehört | Wie viel |
|---|---|---|
| Berufshaftpflicht, betrieblicher Rechtsschutz, Inhalt des Büros | Betriebsausgabe, Anlage EÜR | voll |
| Kfz-Versicherung | nicht in der Versicherungszeile der EÜR, sondern bei den Kfz-Kosten | – |
| Basis-Krankenversicherung und gesetzliche Pflegeversicherung | Sonderausgabe, Anlage Vorsorgeaufwand | voll; mit Anspruch auf Krankengeld 4 % weniger |
| Wahlleistungen, Arbeitslosen-, Berufsunfähigkeits-, Unfall-, private Haftpflicht-, Risikolebensversicherung | Sonderausgabe, Anlage Vorsorgeaufwand | zusammen bis 2.800 € im Jahr (1.900 €, wenn jemand anderes deine Krankheitskosten ganz oder teilweise trägt) |
| Rentenbeiträge (gesetzliche Rentenversicherung, Basisrente) | Sonderausgabe, Anlage Vorsorgeaufwand | 2026 bis 30.826 €, bei Zusammenveranlagung 61.652 € |
| private Hausrat-, Rechtsschutz-, Kaskoversicherung | nirgends | nicht abziehbar |
Die 2.800 € nach § 10 Abs. 4 EStG füllt in der Praxis meist schon die Basis-Krankenversicherung: Die Beiträge der anderen Versicherungen wirken sich nur aus, soweit der Höchstbetrag noch nicht ausgeschöpft ist. Die Ausnahme bei der Hausratversicherung ist das Arbeitszimmer: Sein Anteil zählt mit den Raumkosten.
Deckt eine Unfallversicherung private und berufliche Risiken ab, trägst du die Hälfte der Beiträge als Sonderausgabe ein und die andere Hälfte als Betriebsausgabe.
Der Höchstbetrag für Rentenbeiträge ändert sich jeden 1. Januar mit der Beitragsbemessungsgrenze der knappschaftlichen Rentenversicherung. Die Deutsche Rentenversicherung nennt für 2026 einen Höchstbetrag von 30.826 €.
Bewirtungskosten und Geschenke: was nur zum Teil zählt
Ein Geschäftsessen zählt zu 70 % als Betriebsausgabe; mit Regelbesteuerung ziehst du die Vorsteuer trotzdem voll ab, mit der Kleinunternehmerregelung keine. Geschenke an Geschäftskontakte zählen nur, wenn alles, was eine Person im Jahr von dir bekommt, höchstens 50 € kostet – darüber zählt gar nichts.
Bewirtung
70 % einer angemessenen und belegten Bewirtung aus geschäftlichem Anlass sind Betriebsausgabe, 30 % nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, ziehst du keine Vorsteuer ab; die 70 % rechnest du vom Gesamtbetrag der Rechnung. Was auf den Bewirtungsbeleg gehört und wie lange du ihn aufbewahrst, steht in Bewirtungsbeleg, Eigenbeleg, Aufbewahrungsfristen + Vorlagen.
Geschenke
Geschenke an Personen, die nicht bei dir angestellt sind, zählen nur, wenn alles, was eine Person im Jahr von dir bekommt, zusammen höchstens 50 € kostet (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, zählt der Preis mit Umsatzsteuer, sonst der Nettopreis. Liegt ein Geschenk darüber, verlierst du mit Regelbesteuerung auch die Vorsteuer darauf.
Das Bundesfinanzministerium rechnet es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass selbst vor: Ein Geschenk für 25 € im April und eines für 50 € im Dezember an dieselbe Kundin – dann ist auch das erste Geschenk nicht mehr abziehbar.
Aus dem Beleg oder deinen Aufzeichnungen muss hervorgehen, wer das Geschenk bekommen hat. Bei kleinen Werbegeschenken wie Kugelschreibern oder Taschenkalendern brauchst du keine Namen.
Die 50 € sind eine Freigrenze, kein Freibetrag: Ein Euro darüber, und das ganze Geschenk zählt nicht – nicht nur der Teil über 50 €.
Bewirtungen und Geschenke zeichnest du einzeln und getrennt von deinen anderen Betriebsausgaben auf – sonst sind sie nach § 4 Abs. 7 EStG nicht abziehbar.
Steuerberatungskosten absetzen: welcher Teil zählt
Der betriebliche Teil der Rechnung deiner Steuerberatung ist eine Betriebsausgabe, der Teil für die private Seite deiner Einkommensteuererklärung nicht. Betrieblich ist, was deinen Betrieb betrifft: Buchhaltung, EÜR, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung.
Die Anlage EÜR hat dafür eine eigene Zeile: „Kosten für Rechts- und Steuerberatung, Buchführung“. Die Aufteilung regelt ein BMF-Schreiben vom 21. Dezember 2007, das weiter gilt; sein Titel nennt die drei Töpfe: Betriebsausgaben, Werbungskosten und Kosten der Lebensführung. Was zu deinem privaten Leben gehört, zählt nach § 12 EStG nicht.
| Arbeit der Steuerberatung | absetzbar? |
|---|---|
| betrieblich: Buchhaltung, EÜR, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung | ja, als Betriebsausgabe |
| privat: Tarif, Sonderausgaben, Haushalt in der Einkommensteuererklärung | nein |
Bitte deine Steuerberatung um eine Rechnung, die den betrieblichen und den privaten Teil getrennt ausweist. Dann musst du nicht selbst schätzen.
Was du nicht absetzen kannst – und was nur zum Teil zählt
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind vor allem die Einkommensteuer selbst, die Gewerbesteuer, Bußgelder und Verwarnungsgelder und alles, was zu deinem privaten Leben gehört, auch wenn es der Arbeit nützt. Im Gesetz heißen sie nicht abziehbar. Nur zum Teil zählen Bewirtungen (70 %), Geschenke (bis 50 € je Person und Jahr), das Büro zu Hause und gemischte Kosten.
| Nicht abziehbar | Warum |
|---|---|
| Einkommensteuer, Soli | Steuern vom Einkommen und andere Personensteuern (§ 12 Nr. 3 EStG) |
| Kirchensteuer | keine Betriebsausgabe, aber Sonderausgabe (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 EStG) |
| Gewerbesteuer | keine Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5b EStG); betrifft nur ein Gewerbe |
| Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder, auch auf einer Dienstreise | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG |
| Kosten der privaten Lebensführung, etwa Alltagskleidung | § 12 Nr. 1 EStG: nicht abziehbar, „auch wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen“ |
| der private Anteil gemischter Kosten | nur der betriebliche Anteil zählt |
| Kosten, die das private Leben berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen sind | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG |
Anders als bei der Gewerbesteuer bleiben Zinsen und Zuschläge auf betriebliche Steuern abziehbar, etwa Zinsen zur Umsatzsteuer oder ein Verspätungszuschlag.
Was nur zum Teil oder bis zu einer Grenze zählt, trägt die Anlage EÜR als „beschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ ein, aufgeteilt in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Teil:
| Nur zum Teil | Wo es oben steht |
|---|---|
| Bewirtung: 70 % | bei Bewirtungskosten und Geschenken |
| Geschenke: bis 50 € je Person und Jahr | bei Bewirtungskosten und Geschenken |
| Verpflegung auf Dienstreisen: nur pauschal | bei den Fahrten |
| Arbeitszimmer und Tagespauschale | beim Büro zu Hause |
Die Gewerbesteuer betrifft nur dich, wenn du ein Gewerbe hast. Wer freiberuflich arbeitet, zahlt keine.
Betriebsausgabenpauschale: wer pauschal absetzen darf
Pauschal statt mit Belegen absetzen dürfen nach der Anleitung zur Anlage EÜR nur bestimmte Tätigkeiten: hauptberufliches Schreiben und Journalismus, wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Nebentätigkeit, nebenamtliches Lehren und Prüfen sowie Kindertagespflege. Alle anderen setzen ihre tatsächlichen Kosten ab.
| Tätigkeit | Pauschale | Höchstbetrag |
|---|---|---|
| hauptberufliche selbstständige schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit | 30 % der Betriebseinnahmen | 3.600 € im Jahr |
| wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Nebentätigkeit; nebenamtliche Lehr- und Prüfungstätigkeit | 25 % der Betriebseinnahmen | 900 € im Jahr |
| Kindertagespflege | 400 € je Kind und Monat bei 40 Stunden in der Woche, bei weniger Stunden anteilig; 50 € je Freihalteplatz und Monat | – |
Die Pauschale gilt „statt der tatsächlich angefallenen Betriebsausgaben“. Sind deine tatsächlichen Kosten höher, setzt du sie mit Belegen ab. Eine allgemeine Pauschale für alle Selbstständigen kennt das Gesetz nicht: Es kennt die einzelne Betriebsausgabe und ein paar feste Pauschalen für bestimmte Fälle, und die Betriebsausgabenpauschale ist ein Entgegenkommen der Finanzverwaltung für die genannten Tätigkeiten.
Die 25 % sind keine Pauschale für Nebentätigkeiten im Allgemeinen. Sie gelten nur für wissenschaftliche, künstlerische und schriftstellerische Arbeit und für nebenamtliches Lehren und Prüfen. Ein Nebengewerbe, das Waren oder Dienstleistungen verkauft, bekommt keine Pauschale.
Was du ohne Beleg absetzen kannst
Ohne Kostenbeleg zählen die Pauschalen selbst: die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer, die Tagespauschale, die Verpflegungspauschale, die 0,30 € je km auf Dienstreisen, die Entfernungspauschale und die Betriebsausgabenpauschale. Die Tatsachen dahinter musst du aber belegen können – die Tage zu Hause, die gefahrenen Kilometer, die Reisen. Halte sie fest, wenn sie passieren.
Kosten vor der Gründung: vorweggenommene Betriebsausgaben
Was du ausgibst, bevor dein Betrieb startet – auch vor der Gewerbeanmeldung –, setzt du als vorweggenommene Betriebsausgaben ab, sobald feststeht, dass du dich selbstständig machst. Du brauchst dafür ordentliche Belege, und ein Verlust im ersten Jahr mindert dein übriges Einkommen.
Die IHK Potsdam nennt als Beispiele:
- Planungskosten und den Aufbau der Organisation
- Werbung
- Fachbücher und Büromaterial
- Beratung
- Besichtigungen
- Entwicklungskosten
Den Laptop, den du vor dem Start kaufst, setzt du wie oben im Jahr des Kaufs ganz ab; andere Ausstattung folgt den Regeln aus der Liste. Bei der Einkommensteuer zählen diese Kosten; bei der Gewerbesteuer nicht, so der Bundesfinanzhof.
Ergibt sich im ersten Jahr ein Verlust, mindert er zuerst deine anderen Einkünfte desselben Jahres, etwa einen Lohn. Was dann übrig bleibt, wird nach § 10d EStG auf die zwei Vorjahre zurückgetragen oder in die folgenden Jahre vorgetragen.
Bewahre jeden Beleg ab dem ersten Tag auf, an dem du die Gründung planst. Diese Kosten gehören in deine erste EÜR.
Wie die Betriebsausgaben in die Steuererklärung kommen – und welche Belege du brauchst
Deine Betriebsausgaben trägst du in die Anlage EÜR ein, und ihre Summe senkt deinen Gewinn. Kranken-, Pflege- und Rentenbeiträge gehören in die Anlage Vorsorgeaufwand. Belege schickst du nicht mit: Du bewahrst sie auf und zeigst sie, wenn das Finanzamt danach fragt.
Wo was in der Anlage EÜR 2026 steht
Die Zeilennummern gelten für das Formular 2026 und verschieben sich mit jedem Jahr; die Kennzahlen bleiben gleich.
| Posten | Zeile 2026 | Kennzahl |
|---|---|---|
| Laptop, PC, Software (eine Nutzungsdauer von einem Jahr) | 33 und 34, dazu die Anlage AVEÜR | 131 und 130 |
| geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € | 37 | 132 |
| Sammelposten | 38 | 137 |
| Miete für Geschäftsräume | 40 | 150 |
| Telekommunikation (Telefon, Internet) | 44 | 280 |
| Übernachtung und Reisenebenkosten | 45 | 221 |
| Fortbildung | 46 | 281 |
| Rechts- und Steuerberatung, Buchführung | 47 | 194 |
| Beiträge, Gebühren, Abgaben und Versicherungen | 50 | 223 |
| laufende IT-Kosten | 51 | 228 |
| Arbeitsmittel (Bürobedarf, Porto, Fachliteratur) | 52 | 229 |
| Werbekosten | 55 | 224 |
| Vorsteuer (mit Regelbesteuerung) | 58 | 185 |
| übrige Betriebsausgaben, etwa Kontogebühren | 61 | 183 |
| Geschenke | 63 | 164 / 174 |
| Bewirtung | 64 | 165 / 175 |
| Verpflegung auf Dienstreisen | 65 | 171 |
| Arbeitszimmer | 66 | 162 / 172 |
| Tagespauschale | 67 | 163 |
| Bahn, Flug, öffentliche Verkehrsmittel | 71 | 146 |
| Dienstreisen mit dem privaten Auto (0,30 € je km) | 72 | 147 |
| Weg zur ersten Betriebsstätte | 74 | 176 |
| Summe der Betriebsausgaben | 76 | 199 |
Welche Belege du brauchst
Jede Betriebsausgabe braucht einen Beleg. Gibt es keinen fremden Beleg, schreibst du selbst einen: „Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden“, sagen die GoBD. Seit es die Belegvorhaltepflicht gibt, reichst du mit der Steuererklärung keine Belege mehr ein; sie sind nach dem Finanzamt NRW „in der Regel nur dann erforderlich, wenn Sie vom Finanzamt direkt dazu aufgefordert werden“. Wie ein Eigenbeleg aussieht und wie lange du Belege aufbewahrst, steht im Artikel über Bewirtungsbeleg und Eigenbeleg.
In BravoLisa fotografierst du einen Beleg oder leitest eine Rechnung per E-Mail weiter, und daraus wird eine Ausgabe, mit ihrem Beleg aufbewahrt. So liegen die Ausgaben des Jahres schon beisammen, wenn du die Anlage EÜR ausfüllst. Was davon Betriebsausgabe ist, entscheidet der Anlass – § 4 Abs. 4 EStG, ganz oben.
Häufige Fragen
Was können Selbstständige von der Steuer absetzen?
Jede Ausgabe, die der Betrieb veranlasst (§ 4 Abs. 4 EStG): Ausstattung und Software, den betrieblichen Anteil von Telefon und Internet, Büromiete, Fortbildung, Fachliteratur, Werbung, Fahrten. Das gilt gleich für Freiberufler und Gewerbe. Eine Betriebsausgabe senkt den Gewinn, nicht die Steuer um den ganzen Betrag: Die Steuer sinkt um deinen Grenzsteuersatz auf diesen Betrag.
Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale – was gilt für Selbstständige?
Ein Arbeitszimmer zählt nur, wenn es der Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit ist – dann mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal 1.260 € im Jahr. Sonst bleibt die Tagespauschale: 6 € je Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest, höchstens 1.260 € (210 Tage). Beides am selben Tag geht nicht.
Welche Versicherungen können Selbstständige absetzen?
Betriebliche Versicherungen wie Berufshaftpflicht oder betrieblicher Rechtsschutz sind Betriebsausgaben in der Anlage EÜR. Basis-Kranken- und Pflegeversicherung zählen als Sonderausgaben voll, andere Vorsorge wie Berufsunfähigkeits- oder private Haftpflichtversicherung bis 2.800 € im Jahr, Rentenbeiträge 2026 bis 30.826 €. Private Hausrat-, Rechtsschutz- und Kaskoversicherung zählen gar nicht.
Kann man Steuerberatungskosten absetzen?
Zum Teil. Was die Steuerberatung für deinen Betrieb erledigt – Buchhaltung, EÜR, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung –, ist eine Betriebsausgabe und steht in der Anlage EÜR in einer eigenen Zeile. Der Teil für die private Seite deiner Einkommensteuererklärung, etwa Sonderausgaben oder Haushalt, ist nicht abziehbar. Bitte um eine Rechnung, die beide Teile getrennt ausweist.
Was ist nicht steuerlich absetzbar?
Die Einkommensteuer selbst und der Soli, die Gewerbesteuer, Bußgelder und Verwarnungsgelder sowie alles, was zum privaten Leben gehört – auch wenn es der Arbeit nützt –, und der private Anteil gemischter Kosten. Nur zum Teil zählen Bewirtungen (70 %), Geschenke (bis 50 € je Person und Jahr) und das Büro zu Hause.
Was kann man pauschal ohne Belege absetzen?
Die Betriebsausgabenpauschale gibt es nur für bestimmte Tätigkeiten: hauptberufliches Schreiben und Journalismus 30 % der Einnahmen bis 3.600 €, bestimmte Nebentätigkeiten 25 % bis 900 €, Kindertagespflege 400 € je Kind und Monat. Pauschal sind außerdem Tagespauschale, Verpflegung, 0,30 € je Dienstreise-km und Entfernungspauschale – Tage und Kilometer hältst du trotzdem fest.
Was dein Betrieb kostet, trägt dein Betrieb – du musst es nur zeigen können.
💜💙 Dein BravoLisa-Team
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung dar. Jede Situation ist anders – wende dich für eine auf dich zugeschnittene Beratung an eine qualifizierte Fachperson (Steuerberatung, Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt). BravoLisa übernimmt keine Haftung für Entscheidungen, die auf Grundlage dieser Informationen getroffen werden.
Quellen (24)
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 4
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 6
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 9
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 9b
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 10
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 10d
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 12
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 32a
- gesetze-im-internet.de — Einkommensteuergesetz, § 52
- gesetze-im-internet.de — Umsatzsteuergesetz, § 15
- gesetze-im-internet.de — Umsatzsteuergesetz, § 19
- Bundesfinanzministerium — Anleitung zur Anlage EÜR 2026
- Finanzamt NRW — Häusliches Arbeiten
- Finanzamt NRW — Belege zur Steuererklärung
- ELSTER — Anleitung zur Einkommensteuererklärung 2025
- gesetze-im-internet.de — Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2026, § 4
- Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See — Sozialversicherungsrechengrößen 2026
- Deutsche Rentenversicherung — Pressemitteilung vom 20. April 2026
- Bundesfinanzministerium — Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026)
- Bundesfinanzministerium — Positivliste der BMF-Schreiben (Stand 19. März 2026)
- IHK Potsdam — Einkommensteuer
- Bundesfinanzhof — Urteil vom 31. August 2022, X R 17/21
- Bayerisches Landesamt für Steuern — BMF-Schreiben vom 28. November 2019, GoBD
- Bundesfinanzministerium — GoBD, 2. Änderung vom 14. Juli 2025